Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если работодатель не выдает справку по форме 2-НДФЛ?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В НК РФ не указан четкий срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику справку 2-НДФЛ. Но если обратиться к Трудовому кодексу, то там прописано, что все документы, связанные с работой, нужно выдать работнику не позднее трех рабочих дней с момента подачи им соответствующего заявления, а при увольнении – в день подачи заявления (ст. 62, 84.1 ТК РФ).
Как получить справку 2-НДФЛ?
Для получения документа потребуется обращение к работодателю в письменной форме. Оно может быть подано лично или посредством почтовой связи.
Если работник подает заявление лично, следует составить 2 экземпляра, один из которых останется у него, при этом уполномоченный сотрудник при приеме документа должен поставить на экземпляре гражданина отметку о приеме и дату.
При отправлении почтой, необходимо осуществлять отправку в виде заказного письма с уведомлением и описью вложения.
Если по прошествии 3 дней справка не была выдана или отказа в ее оформлении, гражданин вправе обратиться с жалобой в уполномоченные органы, поскольку такие действия являются нарушением трудовых норм.
Что делать, если на работе не дают справку 2-НДФЛ?
Если работодатель не дает справку 2-НДФЛ после увольнения, необходимо придерживаться следующего алгоритма:
- иметь на руках доказательства отказа в выдаче документа — ваше письменное заявление о предоставлении справки должно быть составлено в 2 экземплярах, на вашем экземпляре поставьте в канцелярии либо у секретаря, бухгалтера и т. д. отметку о приеме заявления; по желанию можно использовать и другие доказательства — переписки, фото- и видеосъемка и пр. в рамках закона;
- подать заявление в государственную трудовую инспекцию, приложив к нему копию заявления работодателя с отметкой, для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности и принуждения к исполнению вашего заявления.
Если работодатель игнорирует и решение инспекции по труду, вы можете подать обращение в:
- прокуратуру;
- в суд — необходимо взвесить целесообразность расходов на судебное разбирательство с выгодой от получения справки.
Кому предоставляется справка и в какие сроки
К сожалению, Налоговый кодекс нашей страны не дает точных сроков, когда организация должна выдать именно справку о доходах по форме 2-НДФЛ, если это необходимо бывшему или нынешнему ее сотруднику. Но прочтя Трудовой кодекс РФ, можно найти информацию относительно сроков выдачи рабочих документов. В этом Кодексе указано, что запрос на выдачу любых документов должен быть удовлетворен (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):
- в течение 3-х дней (рабочих) с момента подачи заявления существующим или уже не работающим здесь сотрудником;
- в случае увольнения – в последний рабочий день.
Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом:
- В отношении налога, удержанного у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23.07.2013 № 03-02-08/28888.
- В отношении налога, который работодатель не смог удержать у физлица, – ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным).
О том, какого рода последствия повлечет за собой непредставление справки в налоговый орган, читайте в статье «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?».
- По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.
В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.
Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.
Справки при увольнении по письменному запросу работника
Справка о доходах и удержаниях из них по форме 2-НДФЛ может потребоваться работнику в следующих ситуациях:
- для получения кредита, оформления ипотеки;
- для заполнения декларации 3-НДФЛ;
- при трудоустройстве на новое место работы;
- для оформления пособия по безработице, пенсии;
- для получения государственной материальной помощи;
- для оформления визы;
- в других ситуациях.
О том, на каком бланке формируется 3-НДФЛ за 2021 год, см. здесь. Она тоже изменилась.
О документах, которые могут оказаться нужными при подаче декларации о доходах, читайте в материале «Какие документы необходимы для подачи декларации 3-НДФЛ?».
В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.
К такому виду относятся:
- Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
- о страховых суммах в пенсионный фонд России;
- о стаже работы в компании.
Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.
При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:
- Сведения предоставляются только безвозмездно;
- декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
- не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.
Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.
Где взять справку безработному и пенсионеру
Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.
Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.
Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.
Почему возникают трудности
В первую очередь, сложности чаще всего связаны с некомпетентностью работников канцелярии, которые просто забыли о сотруднике и оформленном им заявлении, поэтому лучше всего провести проверку на предмет этого факта. Если заявление не было зарегистрировано, то в таком случае лучше начать с оформления нового.
Еще одна причина – это введение различных нововведений и корректировок в бланки справки, так как заполнение этого документа теперь осуществляется с новыми требованиями, и если раньше под разные виды доходов приходилось создавать отдельные бланки, то сейчас вся прибыль прописывается в одном экземпляре.
Помимо этого, было введено также несколько новых кодов и ключей, которые должны в обязательном порядке прописываться в отдельных графах бланка.
Помимо всего прочего, в компании могут вестись какие-либо скрытые операции, которые могут тем или иным образом относиться к прибыли сотрудника, в связи с чем при оформлении ему данной справки могут возникнуть определенные проблемы.
Что собой представляет справка 2 НДФЛ для кредита?
На основе этого документа банк получает информацию о платежеспособности клиента, а именно:
- Действительно ли заявитель работает в организации, указанной в анкете.
- Соблюдены ли требования к стажу на текущем месте.
- Размер официального дохода.
2 НДФЛ — справка, где указаны финансовые данные по сотруднику (его ежемесячная зарплата и налоги) и сведения о работодателе.
В документе указываются:
- Адрес организации, в которой трудится заемщик.
- Полное юридическое название организации и его реквизиты.
- ФИО работника, дата рождение и место проживания.
- В таблице приводятся суммы, которые ежемесячно получает работник и размер налогов.
- Внизу таблицы выводится общий размер дохода за обозначенный срок и сумма уплаченных налогов.
Кто выдает справку 2-НДФЛ
В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ.
В течение 2021 года (с 10.02.2018) действительна форма справки, утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/ А с 2021 года вводится новый бланк из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/
Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.
Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.
Почему возникают трудности
В первую очередь, сложности чаще всего связаны с некомпетентностью работников канцелярии, которые просто забыли о сотруднике и оформленном им заявлении, поэтому лучше всего провести проверку на предмет этого факта. Если заявление не было зарегистрировано, то в таком случае лучше начать с оформления нового.
Еще одна причина – это введение различных нововведений и корректировок в бланки справки, так как заполнение этого документа теперь осуществляется с новыми требованиями, и если раньше под разные виды доходов приходилось создавать отдельные бланки, то сейчас вся прибыль прописывается в одном экземпляре.
Помимо этого, было введено также несколько новых кодов и ключей, которые должны в обязательном порядке прописываться в отдельных графах бланка.
Помимо всего прочего, в компании могут вестись какие-либо скрытые операции, которые могут тем или иным образом относиться к прибыли сотрудника, в связи с чем при оформлении ему данной справки могут возникнуть определенные проблемы.
Что делать в случае отказа
Несмотря на то что в НК РФ четко указано, что работодатель не имеет права отказать своему сотруднику в выдаче документа, подтверждающего доход, сроки там не указаны. То есть нет установленного срока, в течение которого выдается справка после обращения работника. Но если заглянуть в Трудовой кодекс РФ, то там как раз эти сроки указаны, согласно им справка должна быть готова не позднее трехдневного срока после обращения работника, а в расчет берутся только рабочие дни, без учета выходных и праздников. Если вам бывший работодатель не выдает справку 2-НДФЛ, то это также нарушение прав.
Итак, вам работодатель не дает справку 2-НДФЛ, что делать в данном случае? Вам нужно составить жалобу и направить ее в трудовую инспекцию, которая имеет полномочия применить штрафные санкции в отношении должностного лица и предпринимателя, причем суммы довольно высокие, на бухгалтера сумма от 5 тысяч рубля, а на предпринимателя от 30 тысяч рублей.
Как банк проверяет справку?
Часто те люди, у которых нет возможности взять такую справку по месту работы или у которых там указан недостаточно высокий доход идут на покупку справок, считая это единственно возможным вариантом получения кредита.
Однако насколько это безопасно? Банк проверяет такие справки 2 способами:
- с помощью службы безопасности;
- с помощью кредитного инспектора.
Кредитный инспектор принимает у вас документы в банке и проверяет их правильное заполнение, в частности:
- имя организации целиком и в сокращении;
- ваши имя, фамилию, отчество и дату рождения;
- наличие всех требуемых подписей и печатей;
- оформление справки.
Также он рассчитывает ваш ежемесячный доход с вычетом налога. Если в каком-либо пункте справка вызывает у инспектора сомнения, заявление на кредит не будет принято. Если же все в порядке, то данные со справки переносят в базу сведений.
Что касается службы безопасности, она проверяет справки выборочно. Однако вы никогда не знаете, сделает ли банк запрос именно по вашей справке.
Подача заявления о выдаче справки налоговому агенту
Подача заявления осуществляется лично, законным представителем или по почте письмом с уведомлением и описью.
| Сведения | Характеристика |
| Лицо, к которому производится обращение | Заявление составляется на имя руководителя либо главного бухгалтера |
| Заявитель, находящийся в штате | Указываются сведения о фамилии, имени, отчестве лица, должность |
| Заявитель, расторгнувший трудовой договор | Дополнительно предоставляет сведения паспорта, регистрации, почтовый адрес, телефон |
| Назначение получения справки | Указывается цель использования документа или организации, в которую справка будет предоставлена |
| Подпись, дата | Справка, составленная в печатной форме, должна иметь оригинальную подпись |
Причина получения справки необходима для объяснения законности цели ее использования и обоснованности опротестования отказа в ее выдаче.
Ошибочные сведения, указанные в справке
Документ требуется для представления в официальные источники, что обязывает работодателя указывать достоверную информацию. Справки формируются преимущественно на основании информации программного обеспечения по начислению заработной платы. Данные вносятся в базы учетными работниками, что в ряде случаев приводит к ошибкам. При получении справки необходимо проверить:
- Наличие и полноту сведений, представленных о работодателе.
- Верность указания данных о лице.
- Точность периода выдачи справки и месяцев получения дохода.
- Перечень предоставленных работодателем льгот.
- Наличие подписи ответственного лица и печати предприятия.
- Корректность расположения подписи в документе и точность оттиска печати.
Несоответствие указанных данных реальным сведениям может привести к отказу в получении льготы, кредита, визы, пособия или необходимости повторного обращения к работодателю.
- Справка НДФЛ-2 получается по месту работы.
- Ее нельзя получить ни на портале Госуслуг, ни в каких-то других местах.
- В крайнем случае, если компания, в которой работал человек, недавно закрылась, форма 2-НДФЛ заполняется в налоговой инспекции, на основе архивной документации. В таком случае на руках у человека, идущего в банк, будет две справки – по прежнему месту работы и нынешнему. Безработному человеку кредит не выдадут.
Работник может запрашивать у своего работодателя эту справку неограниченное число раз. Никакие документы для этого не нужны, только заявление, если оно требуется. Обычно достаточно устной просьбы. Никто не вправе требовать объяснений, зачем понадобилась справка, даже если работник приходит за ней ежемесячно.
Скорость получения зависит от размеров организации и бюрократических проволочек, принятых в компании.
- Если фирма небольшая, справка может быть получена за 10-15 минут. Бухгалтер просто заполнит готовую форму, а руководитель поставит свою подпись и печать.
- Если же компания масштабная, процедура может занять несколько дней.
Но нужно знать, что согласно Трудовому Кодексу, работодатель обязан оформить справку 2-НДФЛ в течение трех рабочих дней. Чтобы подстраховаться, работнику следует подготовить два письменных заявления: первое пойдет в бухгалтерию, а на втором секретарь должен поставить отметку с датой. По истечении трех рабочих дней работник имеет право потребовать готовности своей справки. В особо сложных случаях можно обратиться с жалобой в инспекцию по труду.
Распространенные ошибки в справке 2-НДФЛ
Данные по работникам за 2020 год сдаются по новой форме. Она утверждена приказом ФНС №ММВ-7-11/566 от 02.10.2018 г. В данном приказе содержится не только форма бланка отчета, но и несколько приложений, включающие в себя правила его заполнения, сдачи, а также бланк, который нужно будет выдать на руки работнику по его просьбе, это приложение №5 Приказа.
Несмотря на унифицированную форму, иногда в ней допускаются ошибки:
- В справке отсутствует подпись уполномоченного представителя. Так как справка 2-НДФЛ является налоговым, а не бухгалтерским документом, необязательно, чтобы ее подписывал руководитель предприятия. Обычно назначается представитель, например, главный бухгалтер.
- Печать должна быть «мокрой» – многие инстанции не принимают ксерокопии и факсы, имеет силу только оригинальный документ;
- В справке есть исправления. Корректор, зачеркивания делают ее недействительной;
- Дата указана не в формате ДД/ММ/ГГ;
- Неточности в форме записи денежных величин. Сумму налога, прописанного в справке, приводят без копеек: округляют до рублей в большую или меньшую сторону. Но остальные суммы все же указывают с точностью до копеек;
- Самый печальный вариант – когда в справке неверно отражены доходы работника. В первую очередь сотрудник должен убедиться, что его фактическая зарплата является «белой». Это легко проверить по трудовому договору.
Надо ли сдавать нулевую 2 НДФЛ
Декларация 2 НДФЛ заполняется единожды по итогам календарного года на каждого сотрудника организации. Это делается для учета налогообложения, когда при необходимости налог возвращают физ. лицу по заявлению.
Если в течение отчетного периода выплаты работнику не перечислялись, соответственно не было базы для начисления, удержания подоходного налога. В таком случае, субъект хозяйствования не налоговый агент и представлять нулевую декларацию 2 НДФЛ не должен. Эта норма регламентирована в статье 230 п. 2.
Кроме того, нулевую справку подавать не нужно в следующих случаях:
- При приобретении субъектом хозяйствования имущества или прав на него у физ. лиц;
- если прибыль получает индивидуальный предприниматель.
В обоих вариантах подоходный налог взимается с тех, кто получил прибыль. Это лицо самостоятельно подает сведения в фискальные органы.
Если в штате организации нет наемных работников, следовательно, начисления прибыли также не совершались за отчетный период. Поскольку 2 НДФЛ справка с нулевым доходом оформляется на каждое физ. лицо, при отсутствии заработка в декларации указывать просто некого, отсюда следует, что нулевую справку подавать не нужно.
Тем не менее такая ситуация заинтересует фискальные службы. Чтобы избежать вопросов инспектора, отправьте в налоговую справку в свободной форме с указанием причин непредставления декларации 2 НДФЛ, с другой стороны это вовсе не обязательное требование. В НК не предусмотрено заполнение расчета с нулевыми показателями.