Памятка для подотчетника в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Памятка для подотчетника в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

• наименование организации;
• наименование приказа;
• его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

• обоснование и основание для создания приказа;
• на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
• максимальный размер сумм;
• период, на который они могут выдаваться;
• работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
• ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Служебное задание и командировочное удостоверение

Бухгалтеры знают, что командировочные расходы должны быть подтверждены чеками, билетами, счетами за гостиницу. А являются ли необходимыми такие документы, как командировочное удостоверение и служебное задание?

Иные специалисты до сих пор их оформляют, хотя в этом нет необходимости еще с 2015 года. Есть постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595, в соответствии с которым упомянутые документы оформлять не требуется — расходы признают без них. Основанием для командировки является приказ руководителя, а даты начала и окончания можно установить по билетам.

Вместе с тем оформление командировочного удостоверения по-прежнему допустимо. Порядок документального оформления командировки следует закрепить в локальных актах.

Составляем инструкцию для подотчетных лиц

Поскольку документы, приложенные к авансовому отчету, являются основанием для учета произведенных затрат, они должны быть оформлены в надлежащем виде. Именно в этом пункте отражаются все основные моменты и нюансы оформления оправдательных документов, на которые должен обращать внимание подотчетный сотрудник. Он отвечает за представляемые документы, а потому должен понимать, что при наличии каких-либо ошибок в них бухгалтер имеет право не принимать к учету произведенные расходы. В инструкции может быть указан перечень конкретных документов, предъявляемых при совершении той или иной операции, а также приведены правила оформления всех полей в них, обязательных к заполнению.

Главной целью составления инструкции является соблюдение законодательства в области расчетов с подотчетными лицами, а также определение порядка действий, которые совершаются в отношениях подобного рода. В соответствии с этой целью можно определить задачи, которые решаются при использовании данной инструкции:

Чтобы избежать таких ситуаций, нужно установить, а лучше записать в памятке подотчетнику, что вся первичка оформляется только на фирму. Можно проводить покупки через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете. Если таких не найдется, то придется переписывать кассу ради нескольких рублей аванса, якобы выданных подотчетнику.

Высший пилотаж – смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все – вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»

Оформляем инструкцию для подотчетников

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.

Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:

Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.

Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.

Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году

К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):

• загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %;
• посторонние надписи, рисунки, штампы;
• контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
• разрывы краёв длиной от 7 мм;
• сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
• надрывы, заклеенные скотчем;
• утраченные углы площадью от 32 мм²;
• утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
• частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.

Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк.

Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.

Изменения в порядке ведения кассовых операция касаются в первую очередь работодателей, у которых есть подотчетники. Это и предприниматели с наемным персоналом, и организации. Новый порядок выдачи денег в подотчет в 2021 году предусматривает следующие особенности:

• Согласно п. 6.3 № 3210-У
• при выдаче денег подотчет требуется оформить или заявление работника, или приказ (другой распорядительный документ) руководителя. Составлять, как это было ранее, оба документа не нужно.
• Приказ на выдачу средств можно заполнить сразу на несколько подотчетников с указанием ФИО, сумм и сроков выдачи по каждому из них.
• Упразднен обязательный 3-дневный срок сдачи авансового отчета – теперь руководители вправе самостоятельно устанавливать срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предоставить авансовый отчет, а также подтверждающие документы к нему.
• Расширены требования к работе с наличностью кассиров – нельзя выдавать грязные или поврежденные наличные деньги; купюры с пятнами, рисунками, надписями, оборванными краями, отверстиями, оторванными углами. Банкноты даже с одним повреждением требуется сдать в банк. При приеме и выдаче наличных кассир должен проверять их платежеспособность (п. 5.1, 6.2 № 3210-У).
• Отмен максимальный лимит средств к выдаче в подотчет – сколько можно максимально выдать подотчетному лицу, руководитель решает самостоятельно. Сумму он указывает на приказе или заявлении сотрудника. Если работник будет от имени предприятия рассчитываться с контрагентами (ИП или юрлицами), помните об ограничении в 100 000 рублей по отдельной сделке. В этом случае не рекомендуется выдавать подотчетнику больше, чтобы избежать нарушений.
• Отменена обязанность кассира проверять паспорт получателя средств – требуется только удостовериться, что деньги выдаются тому человеку, кто указан в расчетном документе (кассовом ордере или ведомости). Как именно идентифицировать получателя, решает сам кассир.
• Исключена обязанность депонирования остатка невыданной зарплаты – теперь не нужно проставлять в ведомости отметку о депонировании. Если зарплата выдана не в полном объеме, средства можно направить на расчеты с другими сотрудниками или оставить в кассе с учетом ее лимита.

Обратите внимание! Еще одно нововведение будет актуальным для обособленных подразделений. По новым правилам ОП вправе не вести кассовую книгу при условии, что наличные деньги им не хранятся, а после каждой смены передаются в кассу головной организации.

• Издайте приказ с перечнем лиц, кому можно выдавать подотчет в 2021 году. Теперь деньги могут получать и те, кто не отчитался за прошлые авансы.
• Получите заявление работника или составьте приказ на выдачу подотчетных средств.
• Выдайте утвержденную руководителем сумму подотчетному лицу.
• Получите с подотчетника авансовый отчет с подтверждающими документами.
• После утверждения отчета верните работнику перерасход или взыскайте неиспользованный остаток.

Назначение авансового отчета

Авансовый отчет является важным инструментом регулирования расходов в части командировочных и учетных сумм. Его назначение — обеспечить прозрачность и контроль за использованием денежных средств, выданных сотрудникам организации на личные командировочные расходы.

Согласно новым правилам, сотрудники должны получать и заполнять авансовый отчет по командировочным расходам. Форма заполнения авансового отчета регламентируется должностным регламентом и командировочной декларацией.

Авансовый платеж позволяет сотрудникам использовать выданные деньги на личные нужды, связанные с командировками. Однако указанные расходы должны быть обоснованными и соответствовать правилам и условиям, принятым в данном учреждении.

Основное назначение авансового отчета — возмещение работнику расходов, представленных во время командировки. Сумма в авансовом отчете рассчитывается на основании сметы предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.

Если работник получает меньше суммы, указанной в предварительном отчете, он должен вернуть организации неполученные деньги. В противном случае, если сотрудник потратил больше суммы, указанной в отчете, необходимо вернуть дополнительную сумму.

Цель отчетности по вкладам — ответственное расходование средств, которое может контролироваться и прозрачно отслеживаться учреждением. Как организация, так и работник заинтересованы в том, чтобы указанные расходы соответствовали нормам и не превышали установленных лимитов.

Изменения в правилах подотчета с 2024 года

С 2024 года вступают в силу новые правила подотчета, которые повлияют на порядок их составления и предоставления. Эти изменения были внесены с целью облегчить процедуру подотчетности, сделать ее более прозрачной и удобной для всех участников.

Одной из главных новаций является переход к электронной форме подотчетных документов. Теперь все отчеты и документы должны быть представлены в электронном виде. Это позволит сократить бумажную работу, минимизировать вероятность ошибок при заполнении и ускорить процесс их обработки и проверки.

Также с 2024 года будет введено новое требование по обязательному указанию причины и цели совершения каждой потраченной суммы. Это позволит более точно контролировать расходы и их соответствие установленным нормам и правилам. Кроме того, будет введен лимит на сумму подотчетных расходов для каждого сотрудника, что также способствует контролю за использованием средств.

Для удобства составления и предоставления отчетных документов будет создан специальный онлайн-сервис, где сотрудники смогут быстро и легко заполнить необходимые поля и загрузить сканы необходимых документов. Такой подход позволит сделать процесс подотчетности более эффективным и удобным для всех участников.

Требования к кассовым чекам

Для принятия кассовых чеков у подотчетника в 2024 году необходимо обратить особое внимание на следующие требования:

• Чек должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства о налогах и сборах.
• На чеке должна быть четко указана дата и время совершения покупки, а также номер кассового аппарата.
• Сумма покупки должна быть указана как цифрами, так и прописью.
• Название организации-продавца, ее ИНН и адрес должны быть четко указаны на чеке.
• Если на чеке имеется скидка или налоговая льгота, то они должны быть отражены отдельной строкой с соответствующими комментариями.
• Чек должен содержать информацию о купленных товарах или услугах, включая название, количество, цену и сумму.
• Чек должен быть оснащен защитными элементами, такими как штрих-коды, электронная подпись и защита от подделки.
• Чек должен быть ровным, не поврежденным и не иметь исправлений.

При возникновении несоответствия хотя бы одному из указанных требований, кассовый чек может быть признан недействительным и не приниматься для расчетов с подотчетником.

Какие изменения ждут подотчетников в 2024 году?

В 2024 году подотчетники ожидают ряд изменений в отношении принятия и использования кассовых чеков. Помимо уже существующих правил, вводятся новые требования, которые могут повлиять на процесс работы и учета расходов:

• Введение электронных чеков. С 1 января 2024 года подотчетники обязаны принимать электронные чеки вместо бумажных. Для этого необходимо иметь соответствующее оборудование и программное обеспечение.
• Обязательное использование онлайн-касс. С 1 января 2024 года все подотчетники обязаны работать с онлайн-кассами. Они будут подключены к единой государственной системе, которая позволит контролировать и регистрировать каждую операцию.
• Строгие сроки передачи отчетности. В 2024 году установлены новые сроки для подачи отчетности о принятых кассовых чеках. Теперь подотчетники обязаны предоставлять отчетность в течение 10 рабочих дней с момента окончания отчетного периода.
• Увеличение штрафов за нарушения. За несоблюдение требований по принятию и использованию кассовых чеков будут предусмотрены более высокие штрафы. Они будут зависеть от степени нарушения и могут значительно повлиять на финансовое состояние подотчетников.

Все эти изменения призваны обеспечить более прозрачную и эффективную систему учета расходов и борьбу с необоснованным использованием бюджетных средств.

Важность принятия кассовых чеков

Преимущества принятия кассовых чеков очевидны. Во-первых, это помогает предотвратить мошенничество и сократить возможность финансовых потерь. Кассовые чеки содержат подробную информацию о сумме покупки, дате и времени, а также названии продавца. Это позволяет бизнесу проверить правильность сумм, затраченных на определенные товары или услуги, и в случае необходимости обратиться к продавцу.

Во-вторых, принятие кассовых чеков облегчает учет и отчетность. Кассовые чеки могут быть использованы как доказательство расходов на налоговой декларации, что помогает сократить налоговые обязательства и избежать проблем с налоговой инспекцией. Кроме того, принятие кассовых чеков упрощает ведение учета расходов и доходов, а также позволяет контролировать бюджетирование и планирование.

Также важно отметить, что принятие кассовых чеков способствует установлению доверия с клиентами и партнерами. Когда бизнес принимает кассовые чеки, это свидетельствует о его профессионализме и позволяет клиентам быть уверенными в надежности и прозрачности финансовых операций. Это может привести к повышению лояльности клиентов и увеличению объема продаж.

Таким образом, принятие кассовых чеков является важным шагом для обеспечения финансовой прозрачности, контроля расходов и установления доверительных отношений с клиентами. Безусловно, это поможет бизнесу эффективно управлять своими финансами и достигать более высоких результатов в своей деятельности.

Выгоды принятия чеков от подотчетников

Принятие кассовых чеков от подотчетников в 2024 году обладает рядом значительных преимуществ. Вот несколько ключевых пунктов, почему компании должны рассмотреть возможность принять такие чеки:

1. Упрощение процесса учета расходов

Принимая чеки от подотчетников, компании могут значительно упростить процесс учета расходов. Это позволяет более эффективно отслеживать и анализировать расходы внутри организации, что является важным аспектом для планирования и контроля бюджета.

2. Усиление взаимодействия с подотчетными лицами

Принятие чеков от подотчетников позволяет усилить взаимодействие между компанией и подотчетными лицами. Это может положительно сказаться на взаимопонимании и доверии, а также способствовать более прозрачной и открытой коммуникации внутри организации.

3. Создание стимулов для ответственной траты средств

Принятие кассовых чеков от подотчетников может послужить стимулом для более ответственного отношения к расходам. Подотчетные лица будут более осторожными и осознанными при трате денежных средств компании, так как их действия будут контролироваться и проверяться через предоставление чеков.

4. Улучшение финансовой отчетности

Принятие чеков от подотчетников также способствует улучшению финансовой отчетности компании. Вся информация о расходах будет корректно и точно отражена в отчетах, что облегчит аудиторские проверки и предоставит более достоверную информацию о финансовом состоянии организации.

Принятие кассовых чеков от подотчетников – это не только удобство, но и стратегический шаг в развитии эффективного бухгалтерского процесса. Это позволяет компаниям более точно контролировать расходы и улучшить финансовую отчетность, а также стимулировать ответственное поведение подотчетных лиц в отношении бюджетных средств.

Список кассовых чеков, принимаемых у подотчетника в 2024 году:

• Чеки поступления денежных средств от продажи товаров (работ, услуг)
• Чеки возврата денежных средств при отказе покупателя от товара (работ, услуг)
• Чеки кассового оформления оплаты услуг связи, электроэнергии, водоснабжения и прочих коммунальных услуг
• Чеки на оплату транспортных услуг (такси, автобусы, поезда и т.д.)
• Чеки оплаты банковских услуг (комиссии, платежи, переводы)
• Чеки на оплату покупки билетов в театры, кинотеатры, спортивные мероприятия
• Чеки оплаты услуг по ремонту, обслуживанию и строительству
• Чеки на оплату образовательных услуг (курсы, тренинги)
• Чеки оплаты медицинских услуг (консультации, лечение, стоматология)
• Чеки на оплату туристических услуг (путевки, экскурсии)

Разновидности кассовых чеков, допустимых к принятию:

Прием кассовых чеков ведется исключительно на официальных бланках, отпечатанных в специальной типографии и содержащих необходимую информацию о сделке. В соответствии с действующим законодательством, подотчетник может принимать следующие разновидности кассовых чеков:

• Простой кассовый чек – это самый распространенный тип кассового чека, содержащий информацию о сумме платежа, наименовании товара или услуги, а также дате и времени совершения операции.
• Электронный кассовый чек – это кассовый чек, сформированный исключительно в электронной форме и содержащий такую же информацию, как и простой кассовый чек. Электронные кассовые чеки на основе электронной кассовой системы являются основной формой кассовых чеков в современном мире.
• Банковский чек – это кассовый чек, выдаваемый банком и содержащий информацию о сумме платежа и банковских реквизитах. Банковские чеки широко используются при безналичных расчетах между предприятиями.
• Чек-ордер – это особый тип кассового чека, используемый при переводе денег между различными счетами компании. Чек-ордер содержит информацию о сумме, а также о счетах, с которых и на которые происходит перевод денег.

Важно помнить, что подотчетник может принимать только оригиналы кассовых чеков, не допускается принятие копий, сканов или факсимиле.

Особенности приема кассовых чеков покупных организаций:

Прием кассовых чеков от покупных организаций имеет свои особенности, о которых необходимо знать:

1. Подотчетнику разрешается принимать кассовые чеки только от покупных организаций, которые имеют статус плательщика НДС и осуществляют розничную торговлю.
2. Кассовые чеки должны быть выписаны на имя или организацию подотчетника, с указанием его ИНН.
3. Чеки должны быть законно выписаны и содержать все необходимые реквизиты: наименование покупной организации, дату и время покупки, наименование приобретенных товаров или услуг, их стоимость с указанием суммы НДС.
4. Прием кассовых чеков должен осуществляться на специально отведенной для этого территории или в помещении с контролируемым доступом.
5. Подотчетник обязан хранить принятые кассовые чеки в течение установленного законом срока (обычно 4 года) и предоставить их на проверку контролирующим органам по запросу.
6. Если кассовый чек содержит ошибки или несоответствия, подотчетник должен обратиться к покупной организации для исправления и предоставления нового чека с правильными данными.
7. Прием кассовых чеков должен осуществляться строго в пределах установленной суммы, не превышающей установленные ограничения для подотчетных лиц.

Соблюдение этих особенностей позволит подотчетнику правильно принимать и хранить кассовые чеки от покупных организаций и избежать возможных нарушений и штрафов со стороны контролирующих органов.

Похожие записи:

• Какие выплаты и пособия положены при рождении второго ребенка в 2022 году
• Выплаты и пособия на ребенка в Саратове и Саратовской области в 2023 году
• Росбанк рефинансирование ипотеки других банков физическим лицам в 2024 году