Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо в ФСС о предоставлении документов по больничным листам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Рассматриваемое письмо должно оформляться в двух экземплярах, один из которых остается в компании с отметкой канцелярии о принятии бумаги к учету в контролирующей структуре, а второе – непосредственно предоставляется представителю ФСС РФ для изучения. Письмо понадобится для обобщения передаваемых сведений, освещения тематики обращения, сохранности тех документов, которые направляют в инстанцию и проч. Такое письмо должно сохранять принципы адекватности, лаконичности и простоты.
Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?
Сопроводительное письмо к документам (образец) нередко вызывает множество вопросов у его составителей.Статья дает на них исчерпывающие ответы.
Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.
Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя. Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.
Текст письма Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:
- в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
- в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
- в стороннюю организацию – «высылаем Вам».
Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении.
Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма. Перечень документов В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим позициям:
- название и номер документа;
- дата его составления;
- количество экземпляров;
- количество листов в документе;
- отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.
В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.
Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр.) допускается указание общего наименования и количества листов.
Как подать в ФСС реестры на работников старше 65 лет
Если у вас есть работники в возрасте 65 лет и старше, из-за коронавируса они должны находиться в самоизоляции. На весь этот период времени им полагаются больничные на карантин (код «03»).
Больничные на карантин получают и работники младшего возраста. При этом порядок оплаты таких больничных зависит от причины и способа их получения: в некоторых случаях пособия оплачивает ФСС, а в некоторых это должен сделать работодатель. Во всех нюансах оплаты больничных на карантин досконально разобрались эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+, переходите в Готовое решение и тоже будете знать об этом все.
Но вернемся к БЛ для лиц старше 65 лет. Порядок их оплаты утвержден постановлением Правительства от 01.04.2020 № 402 (последняя редакция — постановление Правительства от 30.05.2020 № 791).
Таких больничных будет несколько:
- с 6 по 19 апреля;
- с 20 по 30 апреля;
- с 12 по 29 мая;
- с 1 по 11 июня.
ВАЖНО! Дни с 6 по 8 мая таже были объявлены нерабочими, но больничными по постановлению № 402 они не охвачены. Как правильно оформить эти дни, пока не понятно. Рассчитываем на официальные разъяснения.
Чтобы больничные были выданы, вам нужно направить в ФСС реестр по форме из приложения № 1 к приказу ФСС РФ от 24.11.2017 № 579. Сделать это можно с помощью собственных программ, бесплатной программы «АРМ подготовки расчетов» (с сайта ФСС) или через оператора ЭДО. Реестров также должно быть несколько: на каждый из указанных периодов.
В последующие реестры нужно включать также тех сотрудников, которым 65 лет исполнилось к дате начала соответствующего больничного.
В реестры не нужно включать работников, которые в этот период:
- работают на удаленке;
- находятся в оплачиваемых отпусках.
Также в них не включаются периоды освобождения от работы:
- из-за временной нетрудоспособности по другим основаниям (заболевание, травма, карантин по постановлению региональных органов власти, уход за больным членом семьи);
- отпуска без сохранения зарплаты, простоя, а также по другим основаниям, которые перечислены в ст. 9 закона о страховании от ВНиМ от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
Извещение от ФСС о недостающих сведениях
ФСС на своем сайте разъясняет о взаимодействии по извещениям о предоставлении работодателем недостающих документов для выплаты пособий.
С 1 января 2022 года все больничные листы оформляют только в электронном виде. Поэтому изменен порядок взаимодействия работодателя и ФСС (постановление Правительства РФ от 23 ноября 2021 года № 2010). Извещение от ФССЕсли вы не представили в полном объеме в ФСС сведения и документы, необходимые для назначения и выплаты пособий, то ФСС в течение 5 рабочих дней со дня их получения вручает страхователю извещение о представлении недостающих сведений и документов. Направить извещение фонд может:
- в электронной форме;
- лично под расписку;
- по почте заказным письмом.
Работодателю, представившему реестр сведений в электронной форме – извещение направляется в электронной форме. Подтвердите получение извещенияПолучение извещения нужно подтвердить в течение трех рабочих дней. Если не подтвердить, то ФСС направляет извещение заказным письмом. Срок представления недостающих документов (сведений) в ФСС составляет 5 рабочих дней со дня получения извещения. Ответ на извещениеОтвет на извещение направляется в форме электронных сведений с заполнением в графе «Примечание» ответа на запрос (при наличии с указанием реквизитов подтверждающих документов). Если хотите подать на бумажных носителях, то необходимо оформить сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо о направлении документов по извещению составляется в простой письменной форме с указанием:
- реквизитов извещения (№, дата);
- СНИЛС застрахованного лица;
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Действующее законодательство Российской Федерации гарантирует каждому работнику своевременную и в полном объеме оплату его больничных листков. Данная обязанность Фонда социального страхования или работодателя в случае непрямой оплаты бюллетеней возникает непосредственно после предъявления листка временной нетрудоспособности.
Для этого работнику, желающему получить оплату времени болезни, необходимо заполнить бланк заявления на больничный лист ФСС и вручить его своему работодателю.
Важно помнить, что каждое предприятие обязано передать заявление и больничный лист в территориальный орган Фонда социального страхования не позднее чем через пять дней после получения соответствующего обращения работника. Игнорирование данного предписания приведет к нарушению прав граждан на своевременную оплату больничных листков.
Типовые формы документов
При составлении заявления на выплату средств по больничному листу, работник должен указать фамилию, имя, отчество, год своего рождения, полные данные паспорта, и реквизиты фирмы. Фонд социального страхования: подача заявления напрямую Бывают ситуации, когда специальное заявление на выплату больничных направляется напрямую в ФСС.
Так, работники ликвидированного предприятия, или самостоятельные работники (индивидуальные предприниматели, нотариусы) подают заявление исключительно в орган социального страхования. При этом индивидуальные предприниматели могут подавать заявление, при условии уплаты страховых взносов.
Обычно заявление для таких работников имеет три листа, и предназначено для обработки машиной. Шаблон можно увидеть непосредственно в фонде, при этом существуют образцы на каждый случай.
Фсс заявление на больничный
Заявление на оплату больничного после увольнения Бывший работник может подать бывшему работодателю в течение 30 дней с момента увольнения заявление на получение пособия по страховому случаю. Составляется оно также в свободной форме и не имеет никаких отличий от заявления, которое подает штатный работник.
В этом можно убедиться, скачав образец заявления — здесь. Выплату также можно получить на банковский счет или непосредственно у бухгалтера.
Подается данное заявление с пакетом необходимых бумаг в кадровую службу при непосредственном обращении или по почте заказным письмом. Следует отметить, что надежнее обратиться лично, причем подать заявление в двух экземплярах.
Один из них после поставки соответствующего штампа стоит оставить себе, чтобы в дальнейшем иметь доказательства, что вы подавали заявление. Подробнее о больничном после увольнения — читать тут.
Понятие и назначение сопроводительного письма в ФСС РФ
Сопроводительное письмо необходимо для разъяснений ряда нюансов, которые вызвали сложности у представителей контролирующих инстанций. Также управленцы могут по собственной инициативе направить рассматриваемый документ, приложив его к основному пакету документов, с целью предоставления пояснений по тем позициям, которые в перспективе могут вызвать трудности.
Рассматриваемое письмо должно оформляться в двух экземплярах, один из которых остается в компании с отметкой канцелярии о принятии бумаги к учету в контролирующей структуре, а второе – непосредственно предоставляется представителю ФСС РФ для изучения. Письмо понадобится для обобщения передаваемых сведений, освещения тематики обращения, сохранности тех документов, которые направляют в инстанцию и проч. Такое письмо должно сохранять принципы адекватности, лаконичности и простоты.
Какие нарушения трудового права происходят чаще всего
Трудовые отношения работника с работодателем регулируются положениями Трудового кодекса. В процессе трудовых отношений работник зависит от работодателя, поэтому государство предусмотрело ряд законодательных мер, гарантирующих защиту интересов работника при нарушении его прав.
Нарушения трудового права, встречающиеся чаще всего:
- При приеме на работу оговариваются одни обязанности, фактически вменяются другие.
- Размер заработка не совпадает с установленным и озвученным при приеме.
- Допускается нерегулярная, с задержками, выплата зарплаты.
- Условия труда не соответствуют закрепленным законом нормам охраны труда.
- Нарушается закон о продолжительности рабочего времени, предоставлении отпуска, выходных.
- Перевод на нижеоплачиваемую работу, незаконное увольнение.
- Неоплата больничного, пособий по беременности и родам, компенсаций, отпускных и др.
- Иные нарушения.
За нарушение прав работающих предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Защита прав работников производится во внесудебном порядке, за исключением вопросов, связанных со случаями незаконного увольнения.
ФСС дал пояснения по заполнению новых больничных листов
Письмом ФСС РФ от 15 июля 2011 г. № 14-03-11/15-7481 по листкам нетрудоспособности разъяснено, что при заполнении строк «наименование медицинской организации», «место работы — наименование организации» следует применять сокращенное наименование — как предусмотренное уставными документами, так и допустимое и произвольное сокращение в виде аббревиатур в соответствии с ЕГРЮЛ и ЕГРИН. В случае невозможности написания наименования, имеющего более 29 знаков с пробелами, запись прекращается, т.к. выход за границы информационного поля не допускается. Принятое сокращенное наименование работодателя следует согласовать с региональным отделением ФСС РФ и довести до сведения работников организации.
При заполнении строки «фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» сначала указывается фамилия, затем через пробел инициалы. При длине фамилии, превышающей 14 букв, инициалы не указываются.
Помимо этого, в частности, организациям рекомендовано предусмотреть в оттиске печати полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках — его краткое наименование в соответствии с уставом. Подробнее см. правила заполнения больничного листа в 2013 году работодателем.
Читайте о том, как делать исправления в больничных листах нового образца.
Выявлены ошибки в заполнении отчетности или противоречия между сведениями в документах
Что проверяет ФСС : показатели отчетности по форме 4-ФСС. Проверка происходит по контрольным соотношениям . Фонд также сверяет данные, отраженные в текущем расчете, с данными предыдущего периода.
Что потребует : дать пояснения в течение пяти дней или сдать уточненный расчет по форме 4-ФСС.
Что делать и как объяснить : проверить показатели, указанные в требовании. Бывают случаи, когда ФСС по ошибке не отразил в своей базе поступившие платежи. Тогда необходимо написать пояснение и приложить копии платежных поручений. Если в отчете ошибка по вине страхователя, то необходимо сдать уточненный расчет.
Главному специалисту
Свердловского регионального отделения ФСС РФ
Ивановой И.И.От ООО «Ромашка», ИНН 667123456
рег. номер 661300011121.08.2015
На Ваше требование № 10 от 18.08.2015 года поясняем следующее. В последние три месяца отчетного периода (II квартал) было уплачено страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в размере 10 000 (Десяти тысяч) рублей. Перечисленные суммы отражены в расчете 4-ФСС по строке 16 таблицы 1. По данным акта сверки расчетов с ФСС обнаружено расхождение: в базе ФСС не отражен платеж от 14.05.2015 года на сумму 3500 (Три тысячи пятьсот) рублей. Просим внести соответствующие корректировки.
Принцип возмещения средств из ФСС в 2019 году
Страхователи по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (организации и ИП) выплачивают работникам пособия как за свой счет (за первые 3 дня болезни работника), так и за счет ФСС (в других случаях). На суммы выплаченных пособий за счет ФСС страхователи уменьшают страховые взносы в пользу ФСС (п.п. 1, 2 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 2 ст. 431 НК РФ). Однако если расходы на расходы на пособия превышают начисленные взносы, то страхователи могут обратиться в ФСС за возмещением понесенных расходов (п. 3 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 9 ст. 431 НК РФ).
Правила по заполнению формы 23-ФСС РФ
При заполнении формы следует учитывать несколько важнейших моментов.
- Во-первых, любые ошибки при указании реквизитов организации могут привести к весьма неприятным последствиям, поэтому на них нужно обращать особо пристальное внимание.
- Во-вторых, требуя возвратить деньги, нужно обязательно указывать их предназначение (т.е. ставить сумму именно в ту ячейку, к которой она относится).
- И третий важный момент: если заявление в фонд предоставляет не лично заявитель, а его представитель, в специальный раздел заявления нужно внести о нем подробные сведения.
Если с ИНН, КПП и прочими параметрами все более-менее ясно, то у многих вызывает затруднение строка под названием «код ОКАТО» (расшифровывается как Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления). На сегодняшний день в эту строку необходимо поставить (иначе говоря, Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований), найти который можно, например, на сайте налоговой службы.
Заявление составляется в двух экземплярах, один из которых передается специалисту внебюджетного фонда, а второй, в качестве потенциального доказательства, остается на руках у плательщика. При этом сотрудник учреждения обязан проштамповать оба документа.
Ниже приводится пример заполнения формы 23-ФСС РФ — Заявления о возврате сумм излишне уплаченных страховых взносов, пеней и штрафов в Фонд социального страхования Российской Федерации.
Что представляет собой сверка расчетов с ФСС?
В соответствии с п. 9 ст. 18 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ специалисты Фонда соцстрахования могут предложить плательщику страховых взносов провести совместную сверку соответствующих платежей в бюджет. Вместе с тем законом не запрещено проведение такой сверки также по инициативе самого плательщика.
Чаще всего инициирование сверки фирмой-работодателем обусловлено ее желанием избежать разногласий с ФСС по размеру перечисленных взносов, а также уточнить наличие переплаты (задолженности) при ликвидации или реорганизации бизнеса.
Регулярность этой сверки определяет сам работодатель — в принципе она может быть инициирована в любой момент. На практике многие фирмы сверяют расчеты с ФСС ежеквартально — после отправки отчетности по форме 4-ФСС.
Сверку расчетов в ФСС можно инициировать, направив в фонд заявление. Его форма не утверждена и не рекомендована правовыми актами, поэтому подаваться оно может в произвольном виде. Рассмотрим, в какой структуре заявление может быть представлено.
По какой форме подавать уточненный 4-ФСС
Уточненку необходимо подать по той же форме, по которой изначально был сдан расчет с некорректными сведениями (п. 1.5 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). Кстати, с отчетности за 9 месяцев 2017 года страхователи должны применять обновленную форму 4-ФСС, поскольку в июне 2017 года в нее были внесены изменения (Приказ ФСС РФ от 07.06.2017 N 275). Однако подавать уточненки за I квартал и I полугодие 2017 года нужно будет по той форме, которая применялась до внесения этих изменений.
Напомним, что в уточненной форме, кроме исправления сведений, нужно будет на титульном листе заполнить поле «Номер корректировки» и указать в нем порядковый номер самой уточненки (п. 5.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381).
Пояснительное письмо по расчету 4-ФСС, которым уточняются ранее представленные сведения, представлять в ФСС необязательно. Вместе с тем, при наличии такого письма специалисты Фонда, скорее всего, быстрее справятся с проверкой уточненки и дополнительных вопросов к организации у них не возникнет.
С 2017 года для возмещения расходов по выплате пособий в ФСС необходимо представлять СПРАВКУ-РАСЧЕТ
Для возмещения затрат по выплате страхового обеспечения (пособий) по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством работодатель обращается в региональное отделение Фонда.
Перечень документов, которые должны быть представлены страхователем, определен Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 4 декабря 2009 г. N951н. Одним из таких документов является расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование за соответствующий период, подтверждающий начисление расходов на выплату страхового обеспечения. Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 28.10.2016 № 585н (далее – Приказ № 585н) установлено, что данный расчет необходим при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения за периоды, истекшие до 1 января 2017 года.
После указанной даты необходимо представлять справку-расчет, которая должна включать в себя все показатели, согласно в п. 2 Приказа № 585н. В частности, сведения задолженности по взносам на начало и конец отчетного (расчетного) периода, о начисленных к уплате, доначисленных и уплаченных взносах, о расходах, которые не были приняты к зачету.
Несмотря на то, что с 2017 года контролировать уплату страховых взносов будут налоговые органы, проверять расходы по выплате пособий по-прежнему будет Фонд социального страхования.
Новые формы заявления и Справки – расчета размещены на сайте регионального отделения в разделе «Страхователям» в подразделе «Бланки, образцы заполнения документов».