Для чего нужна структурная схема предприятия

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего нужна структурная схема предприятия». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

По своей сути, это такая модель, на основании которой можно выяснить, каким образом принимаются руководящие решения, кто действительно является ее настоящим лидером. Другими словами, это своего рода стройная структурная концепция, объединяющая группу людей, выполняющих определенные функции под началом руководителя. Она напоминает руководство пользователя, поясняющее, каким образом все выстроено, и как эта отлаженная система работает, без постороннего вмешательства. Позволяет разобраться с особенностями функционирования, а также понять, в каком направлении идет развитие. Четко выстроенная модель представляет собой инструмент, который позволяет исключить разногласия и сформировать порядок принятия простых и сложных решений.

Добейтесь согласия с сотрудниками

Следующий шаг — донести оргсхему до сотрудников, даже если она пока не идеальна. Но она создаёт порядок — правильное представление о том, что и где находится. Пока ваша точка зрения как владельца и видение сотрудников не согласованы, то для каждого работа будет хаосом. Потому что каждый будет воплощать в жизнь именно своё представление.

Но людям не нравится работать в хаосе. Это демотивирует, расстраивает и людям хочется сбежать из такой компании. Талантливый дизайнер не будет работать в бизнесе, где ему нужно выбивать деньги на расходные материалы, а хороший продавец не будет эффективно работать с клиентами, если среди дня ему нужно будет чинить оборудование. Самые способные люди, ориентированные на то, чтобы быть профессионалами, бегут из такого хаоса.

Общая информация об организационной структуре предприятия

Организационная структура – это схема, отражающая особенности управления конкретной компанией. На ней обозначены должности, имеющиеся на предприятии, и связи между ними. Глядя на схему, можно сразу понять, кто у кого находится в подчинении, за кем остается последнее слово при принятии решений и какие задачи решают разные звенья. Модель управления формируется неизбежно. И не всегда ее строит руководитель. Структура есть в любой организации, даже если специально этим вопросом никто не занимался. Просто в таком случае она формируется автоматически на основе распределения обязанностей. И в этой ситуации схема может оказаться не такой хорошей, чтобы принести компании максимум пользы.

Организационная структура должна быть направлена на достижение целей фирмы. Создавать ее лучше уже на этапе составления бизнес-плана. Но получается это сделать далеко не всегда. Руководителю может помешать неопытность, сильная загруженность и другие негативные факторы. На последующих этапах развития бизнеса построить правильную организационную структуру сложнее. Но задача продолжает оставаться решаемой. Модель управления создается вместе с определением вектора развития компании. Руководитель и его команда ставят цель и задачи. После этого сформировать структуру проще.

Ошибки при формировании организационной структуры

Создание организационной структуры компании не всегда проходит гладко. Часто руководители совершают следующие ошибки:

• создание избыточного количества уровней управления. Это отрицательно отражается на скорости принятия и исполнения решений. Такие элементы структуры не помогают достижению целей компании, а просто перегружают схему;
• ошибки в распределении обязанностей. Сотрудникам приходится выполнять задачи вне рамок их компетенции. Какие-то отделы перегружают работой. Если четко не определить обязанности каждого, это может привести к конфликтам. Важно также убедиться и в том, что вознаграждение человека соответствует его вкладу и уровню ответственности;
• наличие дублирующих функций. Должности со схожими задачами можно объединить в одну позицию. Тогда человеческий ресурс будет использоваться более рационально;
• отсутствие изменений. Создав рабочую структуру один раз, руководитель может забыть о ней. Однако, если модель управления не анализировать время от времени, это приводит к проблемам. Например, когда компания разрастается, линейная структура может ограничивать ее развитие. Все изменения в жизни фирмы должны отражаться на модели управления;
• игнорирование мнения людей, которые будут заниматься внедрением структуры. При таком подходе руководитель может столкнуться с сильным сопротивлением. Компании потребуется больше времени для адаптации к новой структуре. К тому же часто сотрудники имеют хорошее представление, как всё работает на самом деле. Они могут высказать дельные замечания.

Одна из самых сложных моделей, которую применяют на практике. Сочетает элементы функционального и дивизионного подхода, когда исполнитель одновременно подчиняется непосредственному руководителю и проектному. Матричная система эффективна при внедрении новых продуктов, потому что позволяет гибко распределять человеческие ресурсы. При таком методе узкий специалист может быть временно направлен в подчинение в смежную команду, но это не освобождает его от основного функционала. Как правило, человек оказывает помощь в выполнении нового проекта за отдельное вознаграждение.

Преимущества:

• Хороший уровень коммуникаций между горизонтальными и вертикальными участниками;
• Четкое распределение обязанностей;
• Темп развития за счет самостоятельности сегментов.

Недостатки:

• Низкая эффективность работников за счет урезанных полномочий руководителя проекта;
• Высокая нагрузка на исполнителя из-за чего возможна «текучка» кадров;
• Несогласованность из-за подчинения исполнителя сразу нескольким начальникам.

Такой подход подразумевает концентрацию процессов, связанных с отдельным продуктом в рамках дивизиона. Продуктовое строение позволяет максимально учитывать особенности продукта. При этом, полномочия по руководству производством и сбытом передаются единому руководителю, который несет ответственность за весь процесс.

Преимущества:

• Повышенное внимание и концентрация на каждом типе продукции;
• Скорость реагирования на изменения конъюнктуры рынка.

Недостатки:

• Дублирование функционала. Каждый продуктовый дивизион выполняет спектр действий для производства и сбыта своей продукции, в то время как совместное выполнение этих операций, чаще всего, гораздо эффективнее.

Что такое организационная структура и почему она важна

Организационная структура предприятия — это схема взаимосвязей сотрудников, подразделений и руководства компании между собой. Показывает иерархию подчинения, принципы документооборота и алгоритмы взаимодействия для решения рабочих задач.

Оргструктура есть на любом предприятии, даже если она не закреплена документально. Когда в компании работает больше двух человек, правила взаимодействий обязательно вырабатываются стихийно. Это нужно, чтобы упорядочить бизнес-процессы.

Законодательство не обязывает коммерческие компании разрабатывать и утверждать оргструктуру. Бизнес делает это по собственной инициативе. Четкая иерархическая схема помогает эффективно управлять предприятием и экономить ресурсы. Когда понятно, кто с кем взаимодействует и кому подчиняется, рабочее время сотрудников организовано рациональнее. Значит, компания сэкономит деньги.

Инструменты и методы построения организационной структуры

В этом разделе расскажем, какие методы и инструменты применять, чтобы создать эффективную оргструктуру предприятия.

Методы построения организационных структур:

• аналогия — внедрение успешного опыта подобных предприятий;

• экспертный — привлечение экспертов-аналитиков, которые изучат особенности компании и разработают индивидуальную схему управления;

• структуризация целей — систему формируют, исходя из долгосрочных целей бизнеса;

• организационное моделирование — разработка организационных структур на основе математических моделей с применением компьютерных систем аналитики.

Инструменты построения организационных структур:

• анализ и дифференциация — бизнес-процессы, функции департаментов и задачи сотрудников анализируют отдельно, а затем формируют систему связей между ними.

• синтез и группирование — в функциях департаментов и отдельных сотрудников ищут общие признаки, чтобы объединить в группы и создать на их основе части новых организационных структур.

Особенности и принципы построения эффективной организационной структуры компании

Для того чтобы организационная структура предприятия соответствовала общим целям бизнеса и способствовала его эффективному развитию, необходимо учитывать следующие моменты:

Адаптивные формы управления организацией

Адаптированным управлением называют подход, при котором задействуются максимально гибкие методики и инструменты, применяемые в случаях, когда речь идет об инновационной или особо сложной системе.

Отличительная черта гибких адаптивных структур управления – непрерывное взаимодействие с клиентом, причем строгих рамок тут нет, а вся компания делится на мелкие функциональные подразделения (их еще называют «возможностями»). Для управленца работа над порученной ему задачей подразумевает внесение изменений с учетом требований и оценочных суждений потребителя.

В основу адаптивной формы управления заложена открытость изменениям и способность быстро приспосабливаться. Тут не принято, как в традиционном менеджменте, четко выделять каждый этап функционирования компании.

Зачем нужна разработка организационной структуры

1. Чтобы в компании был порядок. Когда сотрудники отдела продаж считают, что со своими проблемами нужно идти к Глебу — руководителю бизнеса, они отнимают его драгоценное время. В этот момент Глеб должен заниматься стратегическими задачами. А директор по работе с клиентами Миша не так занят и именно к нему должны идти продавцы со своими вопросами. Но продавцам нравится ходить к Глебу, он приятный и всегда готов помочь. Вот чтобы такой путаницы не было, нужна оргструктура.

2. Чтобы не было текучки кадров. Продавцы приходят к Глебу, тот вечно занят. Они не идут к Мише, так как думают, что их вопросы решает Глеб. Проблемы копятся, сотрудники нервничают и косячат. Всё это можно предотвратить, когда продавцы чётко знают — вот эти вопросы решает Миша, надо идти к нему.

3. Чтобы компания росла и развивалась. Если в компании неправильно выстроен процесс работы, достигать поставленных целей сложно. Например, много директоров и руководителей → они долго принимают решения, компания не успевает перестраиваться и вовремя реагировать на изменения рынка.

Примеры организационных структур

Линейно-функциональную структуру имеет подавляющее большинство современных российских предприятий. Например, такая структура характерна для туристической компании «ИННА-ТУР».

В компании строгая иерархия управления. Обязанности сотрудников четко разделены, работники подбираются исходя из их профессионального опыта и деловых качеств. Правила и нормы регламентированы. Сотрудников повышают, ориентируясь на их умения и навыки.

Интересы собственников совпадают с целями организации. Решения принимаются с учетом внешних изменений. Каждое функциональное подразделение выполняет круг определенных задач. Должности сотрудников соответствуют задачам и компетенциям: отдел туроператоров, маркетинга, финансовый отдел и другие. Большие отделы разделены на более мелкие с целью снизить нагрузку на управленцев.

Многие IT- и аутсорс-компании строят организационную структуру по системе Agile, например компания «Кнопка», которая занимается бухгалтерским аутсорсингом.

При такой оргструктуре формальные отделы и департаменты отменяются. Создаются проектные команды — так называемые круги. Каждый круг решает свою конкретную бизнес-задачу. В Agile-структуре нет многозадачности. Структура обеспечивает высокую гибкость, качественное исполнение работы, ориентацию на потребности и запросы заказчиков. Все бизнес-процессы настраиваются на решение задач бизнеса и заказчиков.

Автор: Ксения Воловик

Особенности построения эффективной организационной структуры компании

Основными принципами группировки людей и процессов являются функциональность. Можно сгруппировать блоки структуры по функциям, знаниям и навыкам, профессиональным компетенциям. Или же разбить их с ориентировкой на рынок (отрасль, целевая аудитория, регион, продукты).

При определении структуры и взаимодействий между элементами учитываются стандарты процессов, нюансы взаимоотношений в реализации властных полномочий. Выстраиваются оптимальные потоки распоряжений, обратной информации и все действия увязываются с общими стратегическими задачами предприятия.

Для эффективной координации работы между подразделениями определяются стандарты рабочих процессов и результаты, процедуры согласования и контроля выполнения поставленных задач. Выполняется распределение обязанностей согласно квалификационным компетенциям сотрудников

Основные элементы, которые влияют на формирование организационной структуры компании:

• управление (человек, группа людей, принимающих решения),
• правила работы,
• бизнес-процессы,
• формальное и неформальное распределение труда.

Централизованные и децентрализованные организационные структуры

Организационная структура бывает централизованной или децентрализованной.

Традиционно предприятия были структурированы с централизованным руководством и определённой цепочкой подчинения. И сразу пример: Вооружённые силы страны, система, известная своей высокоцентрализованной структурой с длинной иерархией начальников и подчинённых. В централизованной оргсистеме есть чёткие обязанности для каждой роли, подчинённые по умолчанию выполняют команды своего руководства.

Децентрализованные организации выросли как технологические стартапы. Схема позволяет компаниям оставаться быстрыми, гибкими и адаптируемыми, при этом почти каждый сотрудник получает высокий уровень личного участия.

Например, Johnson&Johnson — компания с децентрализованной структурой. Более 200 бизнес-подразделений и брендов торговой марки работают автономно в очень разных отраслях, от производства бытовой химии до фармацевтических продуктов.

Функциональная структура управления

Подобно иерархической, функциональная организационная структура начинается с должностей с наивысшим уровнем ответственности. Однако в первую очередь сотрудники организованы в соответствии с их конкретными навыками и соответствующими функциями в компании. Каждый отдел управляется независимо.

Плюсы:

• Позволяет сотрудникам сосредоточиться на своей роли.
• Поощряет специализацию.
• Помогает командам и отделам чувствовать себя самостоятельными.
• Легко масштабируется в компании любого размера.

Минусы:

• Может создавать барьеры внутри организации.
• Затрудняет общение между командами.
• Скрывает процессы и стратегии для различных рынков или продуктов в компании.

А еще оргструктура помогает выйти из операционки

Чтобы выйти из операционки, ее сначала нужно построить. Оргструктура помогает это сделать.

Если на старте собственник обычно сам выполняет все функции: разрабатывает стратегию, нанимает людей, производит услугу, контролирует качество и пиарит проект среди друзей, то со временем часть функций он передает другим людям. И оргструктура помогает сделать это без потери качества.

В какой-то момент собственнику нужно полностью выходить и передавать всю операционку генеральному директору. Потому что функция собственника — ставить бизнесу амбициозные задачи, думать о будущем. А делать это, когда с головой погружен в текучку, сложно.

Когда же есть четкая картинка, как работает бизнес с точки зрения функций, когда люди расставлены по местам, каждый знает свой ценный конечный продукт и общую цель бизнеса, намного проще выйти из текучки и заниматься только стратегией.

Похожие записи:

• Узаконтьб второй этаж в 2024 году
• Ребёнок рождённый вне брака как называется
• Сколько платят алименты на 2 детей в 2022 году в России