Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бизнес процесс заключения договора на поставку продукции». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
В большинстве случаев для выбора контрагента, способного качественно исполнить свои обязательства, проводится оценка его производственных мощностей, кадрового состава.
Чем отличается договор поставки от других видов договоров
Написать данное руководство меня подвиг тот прискорбный факт, что среди доступной на рынке литературы я совершенно не вижу книг, которые бы подробно описали как должен работать современный бизнес. Есть множество учебников по базовым дисциплинам, но они слишком теоретичны. Практик всегда задается вопросом как сделать и ищет немедленные указания к действию.
Фактически, процесс закупки начинается с того момента, когда компания определяет, что нуждается в материале, изделии, товаре или услуги извне, с рынка. Как только такая потребность определена, ее требуется формализовать, максимально точно определить все характеристики покупаемого товара (материалов, изделий, услуг), как это принято на том или ином товарном рынке.
Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок.
Даже в условиях крупных компаний, закупочная деятельность которых детально регламентирована и прозрачна, вопрос информирования широкого круга поставщиков о проводимых закупках является крайне актуальным.
Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. И в данном случае успех во многом зависит от авторитета руководителя, который будет руководить процессом.
Так, по оценке экспертов, привлеченных Счетной палатой Российской Федерации, при участии в торговых процедурах компаний и заказчиков, состоящих в сговоре, снижение ценового предложения победителя закупки составляет от 0 до 5 % от начальной цены контракта, при этом она завышается в диапазоне от 30 до 80%.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
- Предмет договора
Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.
- Схема оплаты
Например, часто случается, что стороны обмениваются факсимильными копиями с условием последующего обмена оригиналами документов в определенный срок. Далее, в текучке дел, забывают или считают ненужным передачу друг другу письменных оригиналов договора, из-за чего лишаются возможности требовать в судебном порядке исполнения договора, если его условия были нарушены стороной.
Именно потому важно, чтобы закупкой занимались профессионалы в своей предметной области. Они точно знают, какой товар им нужен, каковы бывают его характеристики и т.п. Однако, как мы убедимся далее, в крупной компании закупать товар должен профессионалзакупщик, а не профессионал, который будет пользоваться покупным товаром впоследствии.
Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.
Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.
- Регламент подписания закрывающих документов
Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.
Порядок поможет увольняемым ведущим специалистам передавать дела, а тем, кто пришёл им на смену, – сориентироваться в основных рисках фирмы.
Во многих компаниях часто возникает момент, когда необходимо быстро довести до сведения всем сотрудникам о нововведениях, новых приказах и т.п.
Договор поставки – это хозяйственный договор, и заключать его имеют право субъекты предпринимательской деятельности: ИП и юридические лица. Государственные и муниципальные органы тоже могут быть сторонами договора поставки, хотя их деятельность не является предпринимательской. Обычные физические лица сторонами договора поставки быть не могут.
Рекомендуем установить срок проверки от 5 до 10 календарных дней с даты получения товара (подписания УПД).
При подписании договоров важно защитить экономические интересы компании и максимально снизить налоговые риски. Это получится, только если бизнес-процессы в организации корректно выстроены, потенциальные партнёры тщательно проверяются, а договоры согласуются и выполняются.
Важнейший этап работы с договорами — добиться от партнёра согласия на форму документа, которая выгодна Вам. Её нужно периодически править в соответствии с изменениями как в законах, так и в практике их применения. Контролировать сроки и правильность выполнения обязательств партнёров желательно по чек-листу. Тот же чек-лист поможет исполнителю проследить за гарантийными обязательствами и вовремя подписывать документы.
- Подберите информационную систему для работы с договорами, и научите работников пользоваться ей.
Рекомендуем установить срок проверки от 5 до 10 календарных дней с даты получения товара (подписания УПД).
Нужно сделать внутренний распорядительный документ таким, чтобы он раскрыл бизнес-процесс, то есть, чтобы сотрудники из него чётко понимали свои повседневные обязанности.
Считаю эту практику в корне неправильной и вредной для обеих сторон договора. Если ситуация остается в пределах штатной, такая норма договора договора облегчает жизнь, поскольку не требует тщательно оформлять и «коллекционировать» заказы, но когда возникают сбои, данная норма может нанести вред. Хочу привести пример.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества.
Давайте, рассмотрим возможные варианты. Это рассмотрение также выдвинет требования к АСУ и послужит пищей для размышления «автоматизаторам» разных направлений.
Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности.
Для предприятия по производству пищевых продуктов объясняется, как выполнять типовые операции в системе Меркурий. Зачем нужен Меркурий? C его помощью можно оформлять ветсвидетельства бесплатно. Уточните у руководства, сколько денег платите ветеринарам.
Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу.
Выявление существенных рисков, способных оказать воздействие на цели, деятельность или ресурсы организации является предметом деятельности внутреннего аудита (стандарт 1220.А3).
Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.
Процесс увольнения сотрудника, особенно в крупных организациях, достаточно времязатратное мероприятие.
Ответственный (исполнитель), получая документ, может согласовать его либо отправить на доработку. Подобный инструмент освобождает сотрудников от необходимости искать руководителя, уточнять, когда он сможет проверить задачу.
Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Однако, согласно коммерческим предложениям поставщиков данного оборудования, возможный срок – 4 месяца.
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом
Обращаем внимание, что судебная практика может содержать иные выводы, где ссылка на подписание УПД сторонами свидетельствует только о факте поставки товара по ассортименту, количеству и определенной цене. (см. Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда 25,12.2020 г. по делу А14-4612/2019).
Если стороны укажут в договоре поставки, что его предметом является «машина», то определить, что именно должно быть передано продавцом покупателю, невозможно. «Машиной» можно одинаково назвать автомобиль, стиральную машину или заводской станок.
Использовать счет-договор рекомендуется при простых сделках и мелких партиях товара, т.к. он не позволяет предусмотреть множество дополнительных условий договора поставки.
Под предметом договора обычно понимается товар, который продавец передает покупателю. В законе нет четкого определения термина «товар», поэтому под ним понимают любые движимые вещи, например овощи или самосвалы.
Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.
После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.
Подготовьте локальные нормативные акты, регулирующие действия сотрудников, которые занимаются созданием и согласованием договоров.
Но даже если стороны не заключат между собой договор в простой письменной форме, он не будет автоматически признан недействительным или незаключенным, т.к. это условие не является обязательным для договора поставки.
Пункты договора поставки: предмет договора, цена, количество, качество и ассортимент товара, обязанности сторон, заявка покупателя, поставка товара, приемка товара.
Вместе с тем существуют риски непринятия товара покупателем в день согласованной даты доставки. Рекомендуем зафиксировать факт приезда водителя поставщика по адресу покупателя (фотосьемка с гос. номерами автомобиля и адресом покупателя).