Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения бухгалтерских документов в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:
- до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
- созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.
Об особенностях уничтожения и восстановления документов организаций и ИП читайте в Энциклопедии решений «Налоги и взносы» интернет-версии системы ГАРАНТ.
Согласно стандарту, Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.
В-четвертых, на текущий момент ответственность за нарушение требования ФСБУ о хранении документов в России не определена. Принимая во внимание действующие нормы КоАП, организации теоретически могут быть привлечены к ответственности за такое нарушение:
- по ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» (состав правонарушения охватывает «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов»);
- или по ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».
Конечно же, такие изменения прежде всего повлияют на российские организации, входящие в международные группы компаний (МГК). Связано это с тем, что многие МГК используют «глобальные» ИТ-решения (SAP, Oracle и др.) в качестве учетной системы, а также ИТ-архитектуру, в большинстве случаев предполагающую размещение баз данных и хранилищ на серверах за рубежом.
Система мер по хранению должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив и при их хранении. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику состава и видов документов, характерного для конкретного архива.
Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.
Большинству налогоплательщиков предоставлена возможность представления налоговой и бухгалтерской отчетности, кроме декларации по НДС, с УКЭП через сайт ФНС России.
Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Если документ однозначно не указан в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019, то храните его 5 лет с правом оставить на постоянное хранение. Но только после истечения срока действия или прекращения обязательств по нему.
Срок хранения бухгалтерских документов в организации
К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
На смену ему пришел Приказ Росархива, в котором некоторые сроки хранения документов в организации стали иными. Новый срок хранения документов в организации (таблица) приведен в нашей статье. В частности, вы этой таблице вы найдете новый срок хранения бухгалтерских документов в организации и новый срок хранения документов по СОУТ в организации.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Росархив РФ приказом № 236 от 20.12.2019г. утвердил новый перечень типовых управленческих документов организации и установил новые сроки их хранения. Данный приказ Росархива вступил в силу 18 февраля 2020 года. Прежний перечень документов, утвержденный Министерством культуры РФ, утратил силу.
Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2023, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2019 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 г. после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2019.
Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу.
Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:
- для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2019 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
- для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2020 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
- как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2020, и получаем 31.12.2024.
Внимание! С 1 сентября 2021 года разрешили не заполнять личные карточки и не знакомить работников с записями в них.
Во-вторых, ФСБУ не расшифровывает, что конкретно понимается под «размещением» баз данных. В частности, в тексте стандарта нет прямого запрета на ведение базы данных за рубежом с последующим размещением на российских серверах копии такой базы.
Дополнительно стоить отметить, что локализация баз данных также не означает, что процесс внесения данных в базы тоже должен быть локализован, а значит, не потребуется, например, формировать штат сотрудников, занимающихся операционным вводом данных, на территории РФ, если сейчас такие сотрудники находятся за рубежом.
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года.
Вместе с тем особенностью первичных учетных документов является то, что они составляются в момент совершения операции. В случае если это не представляется возможным, — непосредственно после ее окончания. Между тем правилами налогового учета может быть предусмотрено, что подтверждаемые ими расходы могут учитываться при определении налоговой базы гораздо позже.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух. При этом организации вправе принять самостоятельное решение о следовании вышеуказанному требованию о хранении бухгалтерской документации в России и до 1 января 2024 года.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы.
Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.
Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания.
В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.
Какие документы подлежат хранению?
О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов.
Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.
Сроки хранения документов по налогам
Все приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
Сроки хранения документов организаций
Узнайте в нашей статье: сколько хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность, каковы сроки хранения отчетов в ПФР и ФСС, сколько хранить отчеты в статистику и сколько хранить отчетность ИП.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.