Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила архивации документов в организации РБ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Учет работы архива с организациями, указанными в части первой настоящего пункта, фиксируется в карточках, оформляемых согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
В этом случае обратим внимание на документ, который необязателен, но рекомендован для добровольного применения — ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, утвержденный приказом Росстандарта от 17.09.2012 № 325-ст.
Правила хранения текущих документов законодательно не регламентированы. Как правило, бумаги, используемые сотрудниками в работе, хранятся в столах или стеллажах, расположенных в кабинетах.
Документация подвергается обработке:
Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 132.
В случае хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, хищения бланков предусмотрена ответственность в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до 2 лет, или ареста, или ограничения свободы на срок до 2 лет, или лишения свободы на тот же срок.
Организация подшивки бухгалтерских документов зависит от структуры и штатной численности организации, количества образующихся документов.
При наличии нескольких правовых актов одного и того же органа о создании, переименовании, реорганизации, изменении подведомственности, ликвидации организации в исторической справке указываются все документы, но за основу берется наиболее ранний по времени подписания акт.
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров.
Текущие документы можно хранить и в архиве. Но, как правило, там хранят документы, по которым делопроизводство окончено либо которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения.
Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров.
Для объединенного архивного фонда может составляться общая историческая справка по всем фондообразователям. При этом сведения по истории конкретных фондообразователей даются отдельно по каждой организации.
Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан».
Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.
Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.
Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины.
ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ
Сведения о структуре фондообразователя, сети подведомственных ему организаций и изменениях в них могут быть приведены в тексте справки или даны в виде приложений (в зависимости от объёма структуры и количества изменений).
Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.
При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом согласно приложению 6 к настоящим Правилам.
Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.
Акт приема-передачи документов подписывается лицами, передающим и принимающим документы архива организации, председателем и членами комиссии и утверждается руководителем организации.
Дипломные проекты (дипломные работы), отмеченные первыми премиями на республиканских и других конкурсах, имеющие перспективу для внедрения в экономику, – постоянно.
Ответственность за нарушение правил хранения
Инструкция о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 133.
Архив общества работает по плану, который включается в план работы административного отдела и утверждается директором общества. Отчеты о работе архива включаются в отчеты административного отдела, предоставляемые директору общества.
Например, дело «Приказы по личному составу за 2018 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2020, но не позднее 31.12.2020.
Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации.
Эти полномочия своим приказом он может передать другому сотруднику, например, главному бухгалтеру. В крупной компании за организацию хранения бумаг может отвечать архивариус.
Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды.
Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании.
Как хранить документы в электронном формате
В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.
Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.
Если организация является действующей, сведения по ее истории в исторической справке должны охватывать тот же хронологический период, что и годовые разделы описи дел постоянного хранения, представляемые на утверждение ЭПК архивного учреждения.
По итогам проверки, анализа составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы.
Особенности архивирования документов в организации
Хранение документов является завершающим этапом жизненного цикла любого документа, на котором обеспечивается использование ретроспективной информации для операционной деятельности организации.
Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.
В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).
Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Услуги ООО «Бухгалтерские технологии» по подготовке к сдаче в архив
В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (далее — бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется.
По итогам работы архивом организации составляется отчет о выполнении плана работы на год. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.
Организация хранения документов
Должностные обязанности, права и ответственность лица, ответственного за архив, должны быть отражены в его должностной инструкции.
Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв.
Требуется ли внесение в трудовую книжку записей о продлении контракта и заключении нового контракта?…