Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы надо выдавать сотрудникам при увольнении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Этот документ необходимо предоставить работнику в процессе окончательного расчета. И он должен содержать информацию относительно того, какие именно начисления и удержания (ст. 136 и 140 ТК РФ) были произведены при этом.
Если Вы планируете вставать на учет в службе занятости для поиска работы, то Вам потребуется еще одна справка с места работы — Справка о среднем заработке за последние 3 месяца.
Что работодатель обязан выдать
В каждом случае процесс увольнения имеет свои индивидуальные особенности. В основном, они касаются сроков расторжения договорных обязательств, а иногда и обязательного начисления дополнительных выплат.
Справка о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ отражает сведения о заработной плате, а потому является документом, связанным с работой (письмо Минфина России от 21 июня 2016 года № 03-04-05/36096).
В настоящее время в пенсионном законодательстве отсутствует норма, по которой можно привлечь к ответственности работодателя, не выдавшего работникудокументы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
В день увольнения сотрудника нет на работе
Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.
Работодатель может выдать Вам обходной лист, который в народе называется «бегунок». Даже если Вы не соберете все подписи в нем, работодатель не имеет права не отдать Вам трудовую книжку.
В случае перевода страховых взносов в накопительную часть пенсии сотрудника, то необходимым является оформление выписки из формы ДСВ-3. В которой следует отразить данные за квартал до увольнения. В том случае если на работника была оформлена медицинская книжка, то ее следует выдать при увольнении, согласно письму Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32.
Форма СЗВ-СТАЖ — это унифицированный отчет для передачи в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности персонала. Отчитываться обязаны все организации. За 2021 год отчитайтесь до 01.03.2022.
Несколько сложнее процедура взаимоотношений с работником, которому в день увольнения не получается вручить трудовую книжку. Ему надо направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на ее отправку по почте.
Самый распространенный способ увольнения – расторжение трудового договора по инициативе работника. Он же наряду с увольнением по соглашению сторон является и одним из самых бесконфликтных, поскольку при этом, как правило, у сторон трудового договора редко возникают друг к другу претензии.
Такую выписку следует оформить за месяц увольнения. В ней должны содержаться сведения относительно работодателя и самого увольняемого. Она должна быть надлежащим образом заверена. Для чего на ней следует указать ФИО и должность сотрудника, имеющего полномочия заверять документы. А также его подпись и дата.
При этом работодатель обязан выдать ему заверенную копию этого приказа, если он обратится с таким требованием.
ТК РФ, указал, что приведенный в этой статье примерный перечень документов не является исчерпывающим. Помимо перечисленных, работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему другие документы, если они необходимы для реализации тех или иных прав, в том числе локальные акты.
Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности — сотрудник получает в электронном виде. Работодатель присылает документ, заверенный КЭП — квалифицированной электронной подписью. Форма СТД-Р выдаётся сотруднику в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
Оформление данного документа допустимо как в бумажной форме, так и в электронном виде. В последнем случае необходимо заверить данный файл посредством усиленной квалифицированной электронной подписи. Имейте в виду, что работник имеет право выбора относительно того, каким способом он должен получить в процессе увольнения форму СТД-Р.
Форму СТД-Р — сведения о трудовой деятельности — сотрудник получает в электронном виде. Работодатель присылает документ, заверенный КЭП — квалифицированной электронной подписью. Форма СТД-Р выдаётся сотруднику в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
Тогда как в случае использования сотрудником трудовой книжки в электронной форме, процедура несколько другая.
Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы.
Ответственность за невыдачу документов при увольнении
Если работник увольняется, то справку о доходах физлица ему надо выдать, при условии, что об этом он попросил в своем заявлении, в день прекращения трудового договора.
В ситуации, когда все направленные конверты вернулись, их нужно хранить в нераспечатанном виде вместе с документами об отправке.
Новый порядок заверения копий документов установлен с 1 июля 2018 года введенным в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.
Сегодня день Вашего увольнения с работы. Вне зависимости от причины увольнения Вам необходимо пройти несколько этапов при увольнении, которые будут важны для Вас в дальнейшем.
Увеличить или уменьшить этот срок по собственной инициативе работодатель не вправе. До истечения предусмотренного в законе срока предупреждения трудовой договор может быть расторгнут только по соглашению между работником и работодателем.
Кроме того, работодатель обязан уволить работника именно в тот срок, который тот указал в своем заявлении, если:
-
работник не может продолжать работу (например, при зачислении в образовательную организацию, выходе на пенсию и др.);
-
было установлено нарушение работодателем трудового законодательства, локальных нормативных актов и т. д.
Особенности заполнения и выдачи данной справки можно уточнить в письмах ФСС России от 20 июня 2013 г. № 25-03-14/12-7942 и от 24 июля 2013 г. № 15-02-01/12-5174л.
Обязательный перечень документов
Увольнение происходит на основе приказа работодателя, который должен подписать сотрудник. По требованию сотрудника, он может получить заверенную копию этого приказа.
Она содержит сведения о доходах, с которых уплачивались взносы в ФСС за текущий год и 2 года, предшествующих ему.
Для заверения копий можно использовать штамп, что разрешено п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв.
Ранее эта справка называлась 2-НДФЛ. Теперь это приложение к 6-НДФЛ, которое называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Она содержит в себе данные о сумме заработка, дополнительных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы.
Выходное пособие и средний заработок за второй и третий месяцы после увольнения не показывают в расчете 6-НДФЛ.
Бухгалтерская справка — это специальный первичный документ, который отражает специфические хозяйственные операции в бухучете компании. Расскажем о том, как правильно составить бухгалтерскую справку, для чего нужен этот документ, и что важно учесть при составлении данной справки-расчета.
Документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.
В последнем случае это могут быть:
- копии приказов – о приеме на работу, переводе на новую должность или в другое подразделение, распоряжений о поощрениях и отпусках;
- копии документов, связанных с учетом рабочего времени – табели, приказы о привлечении к работе сверхурочно и в выходные дни, графики работ;
- справка о времени работы у данного работодателя;
- копия трудового договора.
Все остальные документы можно составить в любой момент, даже через несколько дней или месяцев после увольнения. Поэтому выдавать их под роспись не имеет смысла. Особенно, учитывая то, что работник имеет право обратится за этим документами в любой момент.
Также по заявлению увольняемого работника нужно выдать копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).
Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.
Документы при увольнении в 2020 году
Потратьте, пожалуйста, минуту вашего времени для регистрации. Ваши данные нам очень нужны для дальнейшего сотрудничества с вами.
Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Такая справка может пригодится сотруднику на новом месте работы. Новый работодатель воспользуется данными из справки для расчёта больничных, декретных и пособий по уходу за ребёнком.