Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов по воинскому учету в учреждении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Чтобы сформировать картотеку военнообязанных в 2023 году так, чтобы не вызвать вопросов у проверяющих органов, необходимо обратиться к Приказу министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. Этим нормативным правовым актом внесены серьезные коррективы в порядок хранения карточек военнообязанных граждан Российской Федерации.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Как отделу кадров организовать воинский учет в 2021 году
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Сколько хранится личное дело в военкомате
Личное дело по официальному запросу может быть направлено в другой орган военного управления, воинскую часть или организацию для ознакомления с его материалами при решении вопросов о переводе военнослужащего на новое место службы. [info]ПоложениемопаспортнойсистемевСССР
Включать в состав личного дела сведения о политических пристрастиях, исповедуемой религии и подробностях частной жизни запрещено.Персональный учет военных ведется по месту их службы. Личное дело призывника или кандидата на службу по контракту формируется в военкомате по месту жительства при постановке на первичный учет.
Есть сомнения. На мой взгляд один экземпляр находится в воинской части по месту службы, второй-в соединении, к которому относится воинская часть
.
(во всяком случае раньше ТАК было).
. а может есть еще один экземпляр, о котором я не знаю? И он находится в ГУКе?
Для кадрового органа назначающей инстанции составляется второй экземпляр личного дела.Личные дела ведут должностные лица кадровых подразделений органов военного управления, воинских частей и организаций, военных комиссариатов, на которых возложена работа по ведению учетных документов. Они несут персональную ответственность за правильность сведений, записываемых в личные дела.Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца по разделам.
Как вести воинский учёт: алгоритм
- Издайте приказ об организации воинского учёта. Это нужно сделать перед созданием компании и ежегодно (перед началом нового года) обновлять (п. 39 Методических рекомендаций). Проект приказа нужно согласовать с территориальным военкоматом, а при его отсутствии — с органом местного самоуправления, на который возложены функции первичного воинского учёта.
- Разработайте план работы по воинскому учёту и бронированию граждан, пребывающих в запасе. План разрабатывается в течение года, утверждается у руководителя и согласовывается с военкоматом. Документ следует ежегодно обновлять.
- Назначьте ответственного (ответственных) за воинский учёт. Кадровые вопросы, связанные с такими сотрудниками, согласовываются с военкоматом. Специалистов нужно утвердить отдельным распоряжением или общим приказом об организации воинского учёта. Если такую работу будет по совместительству выполнять работник отдела кадров, выполнение дополнительных обязанностей с ним необходимо обязательно согласовать и предусмотреть доплату. Объёмы дополнительной работы и информацию о доплате нужно зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Разработайте положение о воинском учёте и должностные инструкции для ответственных сотрудников. Положение можно разработать в произвольной форме, включив в него нормативные акты, согласно которым в организации ведётся воинский учёт, обязанности лиц, ответственных за ведение воинского учёта, виды обязательной информации и т.п.
-
Определите состав и категории граждан, подлежащих воинскому учёту. Это лишь определённые категории граждан (п. 14 Положения № 719):
- мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, которые обязаны состоять на воинском учёте и не пребывают в запасе;
- военнообязанные в запасе (п. 1 ст. 52 № 53-ФЗ).
- Составьте номенклатуру дел. Формы и перечень документов воинского учёта устанавливает Минобороны (п. 27 Положения). Документы для воинского учёта в организации приводятся в разделе IV инструкции из приказа № 700 от 22.11.2021.
Вести воинский учёт нужно как на основных работников, так и на сотрудников, работающих по совмещению.
Согласно п. 16 Положения, воинский учёт может быть общим и специальным. На специальном учёте состоят военнообязанные сотрудники, которые получили от работодателя бронь. Такие сотрудники жизненно необходимы для бесперебойной работы организации. Бронь освобождает от призыва на службу в период мобилизации, военного положения и в военное время. Также на специальном воинском учёте состоят сотрудники, отслужившие в рядовом и начальствующем составе в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах уголовно-исполнительной системы и принудительного исполнения. Остальные военнообязанные сотрудники ставятся на общий воинский учёт.
В организации должны иметься:
- приказ о воинском учёте;
- план работы по ведению воинского учёта и бронированию (если оно есть) — ежегодный список дел для специалиста по воинскому учёту, со сроками;
- картотека личных карточек формы № 10 (раздел IV, приложение 22 инструкции № 700);
- журнал проверок (раздел VII, приложение 29 Инструкции № 700);
- расписки в приёме от граждан документов воинского учёта;
- переписки с военкоматом (в том числе по сдаче отчётности;
- списки граждан, пребывающих в запасе;
- справочная информация;
- прочие документы.
Номенклатуру дел по воинскому учёту нужно включить в сводную номенклатуру дел организации.
Хранятся учётные документы в течение сроков, которые определены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Как определить, кто из сотрудников организации подлежит бронированию?
БРОНИРОВАНИЕ ГРАЖДАН, ПРЕБЫВАЮЩИХ В ЗАПАСЕ, НА ПЕРИОД МОБИЛИЗАЦИИ И НА ВОЕННОЕ ВРЕМЯ Статья 22.
Бронирование граждан на период мобилизации и на военное время Бронирование граждан, пребывающих в запасе и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, на период мобилизации и на военное время проводится в соответствии с настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации. Статья 23. Граждане, подлежащие бронированию на период мобилизации и на военное время 1. Бронирование граждан, пребывающих в запасе, проводится в целях обеспечения на период мобилизации и на военное время деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций.
Граждане, подлежащие воинскому учету
Согласно Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете», являющемуся основным правовым актом, устанавливающим порядок ведения воинского учета в предприятиях и организациях, воинский учет обязателен для следующих категорий граждан РФ (п. 14):
- мужчин в возрасте 18-27, считающихся призывниками;
- военнообязанных граждан, находящихся в запасе либо уволенных с военной службы и зачисленных в запас;
- успешно прошедших программу обучения офицерской подготовки в учебных заведениях РФ, имеющих военные кафедры;
- освобожденных от призыва в ряды ВС;
- лиц, достигших 27 лет, которые получили отсрочку от военной службы;
- граждан, состоящих на воинском учете в военкоматах уже после увольнения с воинской службы;
- после прохождения альтернативной гражданской службы;
- лиц женского пола с соответствующими учетными специальностями (фельдшеры, фармацевты, телеграфисты и другие).
Что регламентирует Инструкция МО № 700
Она, в частности, определяет:
- перечень, формы документов воинского учета, порядок их хранения, заполнения, выдачи и замены;
- перечень, формы документов первичного воинского учета, по которым происходит воинский учет граждан в органах местного самоуправления, порядок их хранения и заполнения;
- перечень, формы документов воинского учета, по которым ведут воинский учет граждан в организациях, порядок их хранения и заполнения;
- порядок сверки сведений о воинском учете в документах организаций со сведениями военкоматов и/или местных властей;
- показатели, по которым оценивают деятельность организаций по ведению воинского учета, и критерии оценки.
Воинский учет в организации — пошаговая инструкция 2021
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Обычно воинским учетом работников занимается человек, ответственный в организации за регламентирование трудовых отношений (кадровик, HR). Его назначает приказом по организации руководитель. Число ответственных лиц прямо зависит от численности работников. Если в организации трудоустроено:
- до 500 военнообязанных лиц — нужен один уполномоченный сотрудник (разрешено совместительство);
- от 501 до 2000 военнообязанных лиц — необходим один уполномоченный сотрудник (без совместительства);
- от 2001 до 4000 военнообязанных — два уполномоченных сотрудника.
Эти сотрудники ведут воинский учет и сдают отчетность по воинскому учету, сроки подачи которой отличаются в зависимости от вида отчетной документации. Установлено, какие сведение предоставлять в военкомат раз в три месяца, а какие ежегодно. Ответственность за их соблюдение, правильность заполнения и корректность данных в них несет лично руководитель компании, вне зависимости от числа назначенных уполномоченных сотрудников.
Отчетность юрлиц в сфере воинского учета, кроме ФЗ «Об обороне», регулируют:
- положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства №719 от 27.11.2006;
- методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
В соответствии с ними работодатели должны регулярно направлять в территориальный военный комиссариат отчеты:
- по форме №6 «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе»;
- по форме №18 «Карточку учета организации».
Кроме этого, существуют отдельные бланки для разных организаций. Например, информацию о призывниках и о тех работниках, которые уклоняются от службы в армии, направляют отдельно — это форма 10 по военкомату. Таким образом, как формировать отчетность и по какой форме, зависит от того, какая информация требуется в этот раз. Иногда военные комиссары запрашивают у работодателей дополнительные сведения. Сроки сдачи у этих документов тоже отличаются.
В 2021 году сроки сдачи отчетности в военкомат по месту нахождения компании-работодателя не менялись:
- ежегодно до 31 декабря текущего года по состоянию на 1 января будущего года сдают отчеты Ф-6 и Ф-18;
- ежегодно в сентябре — списки работников мужского пола 15- и 16-летнего возраста (приложение №11 к Методическим рекомендациям);
- ежегодно до 1 ноября текущего года — перечень работников-мужчин, которым в следующем за отчетным годом исполнится 17 лет;
- в текущем режиме, в течение 2 недель с даты изменения ситуации — информация об изменении семейного положения или Ф.И.О. военнообязанных работников, их места жительства или места временного пребывания, состояния здоровья;
- в течение 2 недель со дня получения сведений — данные сотрудников, которые не состоят на воинском учете, но обязаны это делать;
- в течение 2 недель с даты события — сведения о поступлении на работу и увольнении работников, подлежащих воинскому учету.
В качестве примера разберем отчет по форме №6. Пошаговая инструкция поможет избежать ошибок в заполнении бланка. Его следует заполнять в трех экземплярах, два из которых сдают в военный комиссариат. Обычно работодатели заполняют отчет по военнообязанным на бумаге, электронный способ практикуется редко, хотя в некоторых комиссариатах практикуют прием информации в электронном виде по ТКС.
Установлены новые сроки хранения документов
С 18 февраля 2020 года действуют новые сроки хранения документов организации.
Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Прежний перечень, который был утвержден приказом Минкультуры, утратил силу. Изменения, которые касаются работы бухгалтера, собраны в таблице.
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств 10 лет5 лет | Постоянно | 94 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | Постоянно | 90 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. | Постоянно | 96 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | Постоянно | 98 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества | До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств | 5 лет по истечении срока действия договора или по истечении обязательств по соглашению | 99 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу | 15 лет 10 лет | 5 лет | 101 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | 5 лет | 261 |
| Счета-фактуры | 5 лет | 4 года | 317 |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | 5 лет | 309 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | 75 лет | 313 |
| Лицевые счета работников: для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 75 лет 50 лет | 75 лет | 296 |
| Первичные учетные документы | 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | 5 лет | 277 |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | Не регулировалось | 305 |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 75 лет 50 лет | Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета | 308 |
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | Постоянно | 323 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | Постоянно | 323 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | Постоянно | 325 |
| Книги учета доходов и расходов | 5 лет | Постоянно | 318 |
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет | Не регулировалось Была обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации | 142 |
| План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: по месту утверждения;по месту разработки | 5 лет постоянно | Постоянно | 243 |
| Отчеты о выполнении планов ФХД: годовые; квартальные; месячные | постоянно 5 лет 1 год | Не регулировалось. Распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение | 272 |
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | Постоянно | 262 |
| График отпусков | 3 года | 1 год | 453 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 5 лет | 383 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | 5 лет | 377 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | Постоянно | 409 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | Постоянно | 424 |
| Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет | 75 лет | 435 |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | Не регулировалось | 436 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | Не регулировалось | 451 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | Не регулировалось | 423 |
Сроки хранения документов кадрового делопроизводства
ТК РФ 75 лет Трудовые договора, соглашения к ним ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ 75 лет Ограниченный срок хранения Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий 15 лет Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ 5 лет Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда ст. 135, 144, 147 ТК РФ 5 лет Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г.
Как вести воинский учёт: алгоритм
- Издайте приказ об организации воинского учёта. Это нужно сделать перед созданием компании и ежегодно (перед началом нового года) обновлять (п. 39 Методических рекомендаций). Проект приказа нужно согласовать с территориальным военкоматом, а при его отсутствии — с органом местного самоуправления, на который возложены функции первичного воинского учёта.
- Разработайте план работы по воинскому учёту и бронированию граждан, пребывающих в запасе. План разрабатывается в течение года, утверждается у руководителя и согласовывается с военкоматом. Документ следует ежегодно обновлять.
- Назначьте ответственного (ответственных) за воинский учёт. Кадровые вопросы, связанные с такими сотрудниками, согласовываются с военкоматом. Специалистов нужно утвердить отдельным распоряжением или общим приказом об организации воинского учёта. Если такую работу будет по совместительству выполнять работник отдела кадров, выполнение дополнительных обязанностей с ним необходимо обязательно согласовать и предусмотреть доплату. Объёмы дополнительной работы и информацию о доплате нужно зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Разработайте положение о воинском учёте и должностные инструкции для ответственных сотрудников. Положение можно разработать в произвольной форме, включив в него нормативные акты, согласно которым в организации ведётся воинский учёт, обязанности лиц, ответственных за ведение воинского учёта, виды обязательной информации и т.п.
- Определите состав и категории граждан, подлежащих воинскому учёту. Это лишь определённые категории граждан (п. 14 Положения № 719):
- мужчины в возрасте от 18 до 27 лет, которые обязаны состоять на воинском учёте и не пребывают в запасе;
- военнообязанные в запасе (п. 1 ст. 52 № 53-ФЗ).
- Составьте номенклатуру дел. Формы и перечень документов воинского учёта устанавливает Минобороны (п. 27 Положения). Документы для воинского учёта в организации приводятся в разделе IV инструкции из приказа № 700 от 22.11.2021.
Вести воинский учёт нужно как на основных работников, так и на сотрудников, работающих по совмещению.
Согласно п. 16 Положения, воинский учёт может быть общим и специальным. На специальном учёте состоят военнообязанные сотрудники, которые получили от работодателя бронь. Такие сотрудники жизненно необходимы для бесперебойной работы организации. Бронь освобождает от призыва на службу в период мобилизации, военного положения и в военное время. Также на специальном воинском учёте состоят сотрудники, отслужившие в рядовом и начальствующем составе в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, органах уголовно-исполнительной системы и принудительного исполнения. Остальные военнообязанные сотрудники ставятся на общий воинский учёт.
В организации должны иметься:
- приказ о воинском учёте;
- план работы по ведению воинского учёта и бронированию (если оно есть) — ежегодный список дел для специалиста по воинскому учёту, со сроками;
- картотека личных карточек формы № 10 (раздел IV, приложение 22 инструкции № 700);
- журнал проверок (раздел VII, приложение 29 Инструкции № 700);
- расписки в приёме от граждан документов воинского учёта;
- переписки с военкоматом (в том числе по сдаче отчётности;
- списки граждан, пребывающих в запасе;
- справочная информация;
- прочие документы.
Номенклатуру дел по воинскому учёту нужно включить в сводную номенклатуру дел организации.
Хранятся учётные документы в течение сроков, которые определены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Статегический взгляд на новый Перечень
Перечень 2019 г., как и ранее действовавшие перечни типовых документов со сроками хранения, устанавливает нормативные сроки хранения документов, которые создаются по универсальным (типовым) функциям управления, общим для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, а также для индивидуальных предпринимателей. С целью разъяснения порядка применения нового Перечня была разработана Инструкция по его применению4 в качестве сопутствующего самостоятельного нормативного правового акта.
III. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ ВОИНСКИЙ УЧЕТ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
26. При осуществлении воинского учета организации и их должностные лица выполняют обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
27. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях:
а) проверяют у граждан, принимаемых на работу, наличие отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к воинской обязанности (согласно приложению N 8 к настоящим Методическим рекомендациям), наличие и подлинность документов воинского учета, а также подлинность записей в них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания, наличие мобилизационных предписаний (для военнообязанных при наличии в военных билетах отметок о вручении мобилизационного предписания), жетонов с личными номерами Вооруженных Сил Российской Федерации (для военнообязанных при наличии в военном билете отметки о вручении жетона). Проверяют соответствие данных документов воинского учета паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, и срок действия. При обнаружении в указанных документах не оговоренных исправлений, неточностей, подделок или неполного количества листов, их владельцы направляются в военный комиссариат, в котором они состоят на воинском учете или не состоят, но обязаны состоять на воинском учете для уточнения документов воинского учета;
б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащихся в документах граждан, принимаемых на воинский учет граждан;
в) разъясняют гражданам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленных законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете, осуществляют контроль за их исполнением, а также информируют граждан об их ответственности за неисполнение указанных обязанностей;
г) информируют военные комиссариаты об отсутствии отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к воинской обязанности, об обнаруженных в документах воинского учета отсутствующих отметок о постановке на воинский учет, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, а также о случаях неисполнения гражданами обязанностей в области воинского учета, мобилизационной подготовки и мобилизации для принятия военными комиссарами решений о привлечении их к ответственности в соответствии с действующим законодательством;
28. В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица:
а) выявляют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства (месту пребывания), и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет;
б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом настоящими Методическими рекомендациями;
29. В целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, и обеспечения поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в документах воинского учета военных комиссариатов, руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники) организаций:
а) направляют в 2-недельный срок в соответствующие военные комиссариаты и (или) органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных учреждений) согласно приложению N 9 к настоящим Методическим рекомендациям. В случае необходимости, а для призывников в обязательном порядке, в целях постановки на воинский учет по месту жительства или месту пребывания либо уточнения необходимых сведений, содержащихся в документах воинского учета, оповещают граждан о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты или органы местного самоуправления;
б) направляют в 2-недельный срок по запросам соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете согласно приложению N 10 к настоящим Методическим рекомендациям;
в) представляют ежегодно, в сентябре, в соответствующие военные комиссариаты списки граждан мужского пола 15 — и 16 — летнего возраста согласно приложению N 11 к настоящим Методическим рекомендациям, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, в соответствии с приложением N 3 к Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе, утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации от 2 октября 2007 г. N 400*(8) (указанные списки при наличии средств автоматизации представляются в электронном виде). Кроме того, приложением к списку граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, руководители образовательных учреждений представляют в военный комиссариат заполненные анкеты согласно приложению N 4 к указанной Инструкции;
г) сверяют не реже 1 раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан;
д) сверяют не реже 1 раза в год, сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления в порядке согласно приложению N 12 к настоящим Методическим рекомендациям;
е) вносят в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в 2-недельный срок сообщают об указанных изменениях в военные комиссариаты в порядке согласно приложению N 13 к настоящим Методическим рекомендациям;
ж) оповещают граждан о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления и обеспечивают их своевременную явку в места, указанные военными комиссариатами, в том числе в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.
Сколько хранить кадровые документы: новые сроки
- Специальный — на таком учете состоят военнообязанные, кто пребывает в запасе на периоды мобилизации и военного положения, а также те, кто служат в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ на должностях рядового и начальствующего состава.
- Общий — на таком учете состоят остальные военнообязанные.
Дальше в статье речь пойдет об общем воинском учете и о том, что нужно знать работодателям.
Количество ответственных работников определяем, опираясь на нормы численности военнообязанных работников в организации:
- менее 500 — один ответственный;
Вариант 1. Оформляем совмещение. Работник выполняет обязанности в течение установленной продолжительности рабочего времени и оформлен по правилам ст. 60.2 ТК РФ — с письменного согласия работника и с доплатой за совмещение.
Вариант 2. Оформляем совместительство. Принимаем на работу по трудовому договору по совместительству. Работник выполняет обязанности в свободное от основной работы время; - от 500 до 2 000 — один освобожденный работник;
- от 2 000 до 4 000 — два освобожденных работника;
- свыше 4 000 — на каждые последующие 3 000 граждан — один освобожденный работник.