Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Фактически замещено штатных единиц ставок». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Понятие и назначение штатной численности работников
Штатная численность работников – это число трудоустроенных субъектов, которые учитываются в штат компании, закрепленный в соответствующем расписании. При этом в штат могут включаться только те сотрудники предприятия, которые трудоустроены в нем в качестве основного места работы.
Данную категорию необходимо постоянно контролировать. Подразумевается, что начальник кадрового подразделения должен регулярно обновлять сведения относительно численности штата, чтобы в дальнейшем в отчетность попадали только актуальные данные. Формирование соответствующей отчетности регламентируется локальными правовыми нормами.
В рассматриваемом вопросе также важно учитывать фактическую численность штата. Данная категория фиксирует количество представителей персонала на своих рабочих местах на определенную дату. Например, общее штатное количество персонала компании может составлять 100 человек. Однако на 20.08.2021г. фактическая численность будет составлять 75 человек, так как 15 субъектов находятся в отпусках, 5 на больничном, и еще 5 рабочих мест – это свободные вакансии.
Помимо прочего, существует такой термин, как предельная штатная численность персонала. Подразумевается, что это такой норматив, в соответствии с которым фиксируется строгое количество кадров, требуемых для стабильного функционирования подразделения.
В современных условиях ведения бизнеса рабочая обстановка, включая кадровый состав, требуют от нанимателя постоянной оптимизации количества и качества персонала. При регулярном пересмотре уместности различных работников на конкретных местах, а также расширении кадрового состава, управленец может достичь оптимального расчета численности штатных служащих.
Виды численности персонала
Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.
Виды численности сотрудников:
1. Нормативная численность.
Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.
2. Плановая численность.
Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.
3. Штатная численность.
В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.
4. Фактическая численность работников.
Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.
5. Явочная численность.
Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.
6. Среднесписочная численность.
Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.
Топ‑8 ошибок при составлении штатного расписания
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Образец приказа по штатному расписанию и Чек‑лист для проверки кадровика 509.8 КБ
В шапке документа нужно указать информацию об организации.
Это стандартная информация, которую указывают почти в каждом документе организации:
- Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа.
- Дата составления документа.
- Период действия и начальная дата.
- Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
- Общее количество штатных единиц.
Штатное расписание — это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.
В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.
|
Графы |
Что заполнять |
|
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код» |
Структурные подразделения – это отделы, департаменты, цеха и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу. Коды вы можете присвоить свои, любые. |
|
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация |
Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ. Но. Не стоит свои правом выбора должностей злоупотреблять. Лучше придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий. Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы. Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта. |
|
4 «Количество штатных единиц» |
Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки. |
|
5 «Тарифная ставка (оклад)» |
Оклад нужно указать напротив каждой должности. Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада. |
|
6-8 «Надбавки» |
В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть:
Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка. Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе. Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф. Надбавок может и не быть. |
|
9 «Всего в месяц» |
В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4. |
|
10 «Примечание» |
Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты. |
Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»
Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания – штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.
Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения – фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности – закрытый или вакантный.
В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, – это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.
Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.
Санкции статьи 5.27 предусматривают:
- Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
- Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.
Кроме того, привлечь к ответственности могут и за другие нарушения. Например:
- Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
- Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.
Для начала работы установите флаг «Ведется штатное расписание» («Настройка» – «Кадровый учет» – «Настройка штатного расписания»).
Дополнительно можете выставлять и другие настройки. Наша таблица 1 вам в помощь.
|
Как называется флаг |
Для чего нужен |
|
Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию |
Предполагает при регистрации кадровых документов проверку соответствия их штатному расписанию. Например, программа проверяет на остаток свободных штатных единиц. |
|
Ведется история изменений штатного расписания |
Позволяет хранить историю изменения штатного расписания, соответствующие приказы. Вам будут доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые позволят вести хронологию изменений штатного расписания. Штатное расписание с историей изменений – популярный вариант, так как позволяет использовать полные функции и инструменты документа. |
|
Используется «вилка» окладов и надбавок |
Дает возможность указать минимальную и максимальную ставки по должности и максимальный размер. |
|
В позиции штатного расписания используются разряды и категории |
Дает возможность уточнять разрядом (категорией) позицию дополнительно к должности. |
|
Использовать бронирование позиций |
Дает возможность бронировать позиции штатного расписания и количество занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода |
Отрицательные последствия фактического замещения
Фактическое замещение штатных единиц может иметь ряд негативных последствий для организации:
1. Потеря опыта и знаний: При замещении штатных единиц сотрудники, обладающие специализированными знаниями и опытом работы в организации, могут быть заменены новыми сотрудниками, которые не обладают достаточной квалификацией и не знают особенностей работы компании. Это может привести к потере ценного опыта и знаний, а также к снижению профессионализма в организации.
2. Ухудшение качества работы: Новые сотрудники, замещающие штатные единицы, могут не иметь достаточного опыта и знаний, чтобы эффективно выполнять свои обязанности. Это может привести к снижению качества работы и ухудшению результатов организации.
3. Несоответствие стандартам и процедурам: Штатные единицы обычно обучаются работе в соответствии со стандартами и процедурами организации. При замещении этих единиц новыми сотрудниками может возникнуть проблема соответствия стандартам и процедурам, что может привести к нарушениям и ошибкам в работе.
4. Негативное влияние на работу коллектива: Замещение штатных единиц может вызвать недовольство у коллектива и нарушить командный дух. Новые сотрудники могут испытывать трудности в адаптации к рабочей среде и взаимодействию с коллегами, что может повлиять на работу всего коллектива.
5. Потеря клиентов и репутации: Если фактическое замещение штатных единиц приводит к ухудшению качества работы и несоответствию стандартам, это может привести к потере клиентов и негативному влиянию на репутацию организации.
В целом, фактическое замещение штатных единиц может иметь серьезные негативные последствия, которые могут негативно сказаться на результативности и устойчивости организации.
Что значит фактическое замещение штатных единиц?
Фактическое замещение штатных единиц может быть осуществлено как в результате добровольного увольнения сотрудников, так и в результате сокращения персонала. В первом случае предприятие находит подходящего заменителя, который может лучше выполнять задачи и более эффективно использовать доступные ресурсы. Во втором случае компания может заменить уволенных сотрудников на автоматизированные системы или воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний.
Преимуществами фактического замещения штатных единиц являются:
| Увеличение производительности | Снижение трудозатрат и повышение качества работы специалистов |
| Сокращение затрат | Уменьшение расходов на оплату труда сотрудников |
| Сокращение рисков | Снижение вероятности ошибок, связанных с человеческим фактором |
| Адаптация к изменениям | Возможность быстро реагировать на изменения в бизнес-процессах и решать возникающие проблемы |
Однако, фактическое замещение штатных единиц может вызывать определенные риски и проблемы. Например, новый специалист может не справиться с поставленными задачами или потребовать дополнительных затрат на обучение. Также возможна снижение мотивации оставшихся сотрудников из-за угрозы увольнения.
В целом, фактическое замещение штатных единиц — это важный инструмент для улучшения работы организации, но требует внимательного планирования и учета всех возможных рисков и проблем.
Экономия средств компании
Замена штатных единиц компании на роботизированные аналоги – это один из способов экономии финансовых средств. Роботы не требуют оплаты труда, отпусков, больничных и прочих социальных льгот. Вместо этого, необходимо проводить ежегодный технический осмотр и регулярно обновлять программное обеспечение.
При выборе роботизированных единиц, компания может ориентироваться на их стоимость и функциональные возможности. В некоторых случаях, замена дорогой штатной единицы на более дешевый роботизированный аналог, сравнимый по качеству работы, может привести к значительной экономии средств.
Также, роботизация позволяет снизить затраты на обучение и подготовку персонала. Роботы не нуждаются в долгосрочной адаптации к рабочим условиям и могут быть быстро запущены в работу после нескольких простых инструкций.
- Таким образом, экономия средств компании при замещении штатных единиц на роботизированные аналоги может быть достигнута за счет:
- Отсутствия необходимости оплачивать труд роботов
- Низкой стоимости роботизированных единиц
- Уменьшения затрат на обучение персонала
Фактическое замещение штатных единиц:
Основное значение фактического замещения штатных единиц заключается в повышении производительности труда и сокращении издержек на заработную плату. Замена слабых исполнителей на более компетентных специалистов позволяет повысить качество работы и улучшить результаты организации. Также замещение штатных единиц может быть связано с необходимостью сокращения расходов на персонал путем замены дорогих сотрудников на более дешевых.
Фактическое замещение штатных единиц может осуществляться как внутри организации, путем перевода сотрудников на другие должности или подразделения, так и с привлечением внешних специалистов. Важным аспектом при замещении штатных единиц является оценка потенциала сотрудников и их соответствие требованиям должности. Также необходимо учесть возможность обучения и развития персонала для успешного фактического замещения штатных единиц.
| Преимущества фактического замещения штатных единиц: | Недостатки фактического замещения штатных единиц: |
|---|---|
| Повышение качества работы | Несоответствие нового сотрудника организационной культуре |
| Снижение затрат на персонал | Потеря опыта и знаний уволенных сотрудников |
| Увеличение производительности труда | Необходимость дополнительного обучения и адаптации новых сотрудников |
| Развитие и привлечение новых специалистов | Возможное сопротивление изменениям со стороны сотрудников |
Таким образом, фактическое замещение штатных единиц является важным процессом в управлении персоналом и имеет большое значение для достижения успеха организации. Правильное проведение замещения штатных единиц позволяет повысить эффективность работы и снизить затраты на персонал.
Влияние на организацию
Фактическое замещение штатных единиц имеет существенное влияние на организацию. Во-первых, это может повлечь сокращение количества сотрудников и, как следствие, снижение расходов организации на заработную плату. Это особенно важно в условиях экономического кризиса, когда компании стараются оптимизировать свои затраты.
Во-вторых, фактическое замещение штатных единиц может повысить эффективность работы организации. Автоматические системы и программы могут выполнять задачи быстрее и точнее, в то время как человеческий фактор может быть источником ошибок и задержек.
Кроме того, фактическое замещение штатных единиц может снизить вероятность появления конфликтов и неправильных решений. В результате автоматизации процессов, отпадает необходимость в принятии решений сотрудниками, что снижает возможность ошибок и споров.
Однако, следует отметить, что фактическое замещение штатных единиц может вызвать сопротивление у сотрудников, чьи должности могут быть замещены автоматическими системами и программами. В связи с этим, руководству компании следует проявлять чувствительность и тщательно планировать внедрение новых технологий, включая обучение персонала и решение возникающих проблем.
В целом, фактическое замещение штатных единиц имеет значительное значение для организации, позволяя снизить расходы, повысить эффективность работы и снизить риск ошибок. Тем не менее, его внедрение должно проводиться с учетом интересов и потребностей сотрудников компании.
Значение фактического замещения штатных единиц в организации
Фактическое замещение штатных единиц может быть вызвано различными причинами, включая изменение бизнес-стратегии организации, технологические изменения, рост или сокращение объемов работы, переход на новые рынки и т. д. Это может быть как плановым, так и неплановым процессом.
Значение фактического замещения штатных единиц заключается в том, что оно позволяет организации адаптироваться к изменениям внешней среды, быть конкурентоспособной и эффективной. Новые сотрудники могут обладать специализированными знаниями и навыками, которые могут повысить производительность и качество работы в организации.
Однако, фактическое замещение штатных единиц может также иметь негативные последствия. Это включает высокие затраты на обучение новых сотрудников, неопределенность в организации из-за перестановок и изменений в команде, потеря опыта и знаний уволенных сотрудников, несоответствие новых сотрудников требуемым организацией компетенциям и так далее.
В целом, фактическое замещение штатных единиц может быть полезным решением для организации, если оно проводится правильно и в соответствии с бизнес-стратегией. Оно позволяет организации приспособиться к изменениям и достичь поставленных целей. Чтобы успешно провести замещение штатных единиц, необходимо тщательно оценить потребности организации, разработать план замещения и обеспечить поддержку новых сотрудников в процессе адаптации.
Снижение затрат на оплату труда
С одной стороны, фактическое замещение штатных единиц в организации может привести к снижению затрат на оплату труда. Замена штатных сотрудников на альтернативные формы работы, такие как фрилансеры или контрактники, позволяет сэкономить на зарплатах и социальных отчислениях. Кроме того, при использовании автоматизированных систем и роботов, снижается необходимость в физическом труде и, как следствие, расходы на оплату рабочих мест.
Оптимизация затрат на оплату труда может дать организации значительный экономический эффект. Например, сокращение численности персонала или перевод штатных сотрудников на частичную занятость позволяет снизить затраты на оплату труда без потери производительности. В то же время, использование альтернативных форм работы та
Оптимизация рабочих процессов
Одним из основных инструментов оптимизации рабочих процессов является замещение штатных единиц в организации. Замещение штатных единиц позволяет рационально распределить ресурсы и повысить эффективность работы. Это позволяет сократить затраты на оплату труда и получить более гибкую и адаптивную структуру организации.
Однако, при замещении штатных единиц необходимо учитывать ряд факторов. Во-первых, важно анализировать потребности организации и определить, какие именно штатные единицы могут быть замещены. Необходимо проследить, чтобы замещение не привело к потере важных компетенций или специализированных знаний.
Во-вторых, при замещении штатных единиц необходимо провести детальную оценку потенциальных последствий. Важно учесть возможные риски и предусмотреть меры по их снижению. Также необходимо заботиться о сохранении мотивации оставшихся сотрудников и обеспечении им поддержки и развития.
Оптимизация рабочих процессов и замещение штатных единиц в организации требуют внимательного анализа и планирования. Однако, если эти меры будут правильно реализованы, они могут значительно повысить эффективность работы и улучшить результаты организации.
Недостатки неправильного замещения штатных единиц
Одним из главных недостатков неправильного замещения штатных единиц является потеря квалификации и опыта работника. Когда неадекватный сотрудник занимает должность, для которой он не годен, это может привести к тому, что компания не получает необходимых знаний и навыков, которые могли бы быть предоставлены опытным и квалифицированным сотрудником. В результате, процессы внутри компании могут замедлиться и качество работы снизиться.
Другим недостатком неправильного замещения штатных единиц является потеря мотивации и снижение эффективности работы. Когда сотрудник не чувствует себя подходящим для занимаемой должности, он может терять интерес к работе и терять мотивацию превосходить себя. Без достаточной мотивации у сотрудника, качество выполненной работы может снизиться, что может затронуть репутацию компании и ее финансовый успех.
Кроме этого, неправильное замещение штатных единиц может привести к конфликтам и напряженной атмосфере в коллективе. Если сотрудник не удовлетворен своим положением в компании, это может вызывать недовольство и обиды у других работников, которые чувствуют, что они заслуживают эту должность больше. Эти конфликты и напряженность могут отрицательно сказаться на общей работе команды и повлиять на результаты проектов.
Оценка результатов замещения штатных единиц
Оценка может включать следующие показатели:
| Показатель | Описание |
|---|---|
| Уровень эффективности | Определяет, насколько новые штатные единицы выполняют свои обязанности эффективно и качественно в сравнении с предыдущими сотрудниками. |
| Уровень производительности | Позволяет оценить, каким образом новые штатные единицы справляются с поставленными задачами и как быстро они осуществляют свою работу. |
| Уровень удовлетворенности | Отражает степень удовлетворенности работников и клиентов организации новыми штатными единицами и их работой. |
| Уровень стабильности | Позволяет оценить, насколько новые штатные единицы стабильны в своей работе и способны адаптироваться к изменениям в деятельности организации. |
Для достоверной оценки результатов замещения штатных единиц следует провести анализ данных, опросы сотрудников и клиентов, а также учитывать факторы окружающей среды.
Итоги оценки помогут организации принять решения о необходимости корректировок в процессе замещения или внесения изменений в рабочие процессы.
Ввод и изменения штатного расписания
Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в справочнике Штатное расписание (раздел Главное — Штатное расписание или раздел Кадры — Штатное расписание). Под позицией понимается строка штатного расписания — конкретная должность в конкретном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности.
Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее, зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания.
Штатное расписание в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.