Основные ошибки при составлении штатного расписания

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные ошибки при составлении штатного расписания». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

• Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

• Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
• Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
• Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
• Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Что такое штатное расписание

Зачем нужно штатное расписание? Оно необходимо для организации эффективной работы предприятия. С его помощью можно четко определить ответственность каждого сотрудника и установить рамки его компетенции. Благодаря штатному расписанию происходит организация всех рабочих процессов, упрощение рекрутинга новых сотрудников и контроль над выполнением задач.

Штатное расписание составляется пошаговая инструкция и имеет свои важные нюансы:

1. Вид документа: штатное расписание представляет собой табличный документ, в котором указаны все должности в компании, их коды, названия, штатные единицы и оклады.

2. Кто составляет штатное расписание: составление штатного расписания ложится на плечи HR-специалистов, которые анализируют необходимые требования предприятия и составляют оптимальное расписание с учетом всех нюансов.

3. Сроки заполнения: штатное расписание обязательно должно быть составлено и внесено в базу данных компании в течение определенного срока. Обычно это делается несколько раз в год, в зависимости от изменений в организации.

Типичные ошибки при составлении расписания

Предприниматели или ответственные лица при составлении штатного расписания могут допускать ряд ошибок.

Ошибка 1. Неверное заполнение граф, связанных с деньгами. Оклады указываются только как фиксированные цифры, не вилки. Контролирующие органы могут посчитать вилку за дискриминацию. Позволительно прописать часовую тарифную ставку, сдельную оплату. Тогда в Примечаниях нужно показать ссылку на локальные нормативные акты, касающиеся оплаты труда.

К грубым нарушениям Трудового кодекса относятся:

• указание разных окладов для равных должностей; при этом допустимо устанавливать разные надбавки, например за знание иностранного языка;

• указание оклада с учетом районного коэффициента — РК.

Еще о негативных последствиях

важно знать

Ст. 17.7 КоАП РФ: «Умышленное невыполнение требований прокурора, вытекающих из его полномочий, установленных федеральным законом, а равно законных требований следователя, дознавателя или должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении, – влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до одной тысячи пятисот рублей; на должностных лиц – от двух тысяч до трех тысяч рублей».

Примеры из практики свидетельствуют, что в большинстве случаев от вольностей, которые допускает работодатель, страдает все-таки работник. То его незаконно увольняют, и ему приходится доказывать лживость сведений штатного расписания в суде. То его принимают, несмотря на договоренности на собеседовании, не на ту должность или не с тем окладом. То иным образом нарушают его права. Однако практике известны и противоположные случаи – когда от собственных ошибочных действий страдает сам работодатель. Речь идет не о привлечении его к ответственности контролирующим органом, а о спорах материального характера, вытекающих из неправильно начисленной зарплаты работникам ввиду ошибочности сведений штатного расписания. В этом случае суд – к счастью работников и к сожалению работодателя – делает вывод об отсутствии оснований для обратного истребования с сотрудников излишне выплаченной заработной платы.

На практике. Директор школы обратилась в суд с иском о взыскании с уволенного бухгалтера М. суммы переплаты заработной платы. В обоснование иска пояснила, что ответчица состояла со школой в трудовых отношениях сначала в должности завхоза, потом – бухгалтера. Она составила новое штатное расписание на следующий год, в котором она самовольно и безосновательно сама себе установила надбавки (с целью повышения более низкой заработной платы бухгалтера до более высокого уровня заработной платы завхоза, которую она получала ранее). Штатное расписание истица подписала, не глядя, не сомневаясь в его правильности. В соответствии с указанным штатным расписанием и производилось начисление заработных плат сотрудникам школы. По результатам проверки финансовым управлением была установлена большая переплата М., которая возникла в связи с неправильным начислением ей заработной платы. Суд из копии трудового договора установил, что М. была принята на работу в МОУ на должность бухгалтера; трудовой договор с М. не пересоставлялся, и никаких дополнений к нему не было; доказательств выполнения ею работы по должности завхоза также выявлено не было. По мнению суда, акт проверки финансового органа служит основанием к взысканию излишне выплаченной заработной платы только в случае, если переплата стала следствием счетной ошибки, т.е. неверно произведенного математического действия, повлекшего излишнюю оплату. В судебном заседании же достоверно установлено, что заработная плата М. начислялась в соответствии и на основании утвержденного директором школы штатного расписания. Таким образом, с учетом положений ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная М., обратному взысканию не подлежит. Иск директора школы к М. был оставлен судом без удовлетворения (решение Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края).

Вывод: утвержденное уполномоченным лицом штатное расписание служит основанием для начисления заработной платы; ошибочность ставок, надбавок не является счетными ошибками и не предоставляет работодателю права обратного взыскания с сотрудника сумм переплат.

8. Выводы

1. Штатное расписание – важный документ, образующийся в ходе деятельности организации. Его составление, изменение, оформление требует внимания и соблюдения норм закона.

2. Многие вольности работодателя со штатным расписанием, направленные на ущемление прав работников, достаточно легко выявляются контролирующими органами при проверках и судами при рассмотрении споров.

3. Риск выявления нарушений при составлении штатного расписания высок, поэтому работодатель не может достичь противоправных целей, что зачастую лишает все манипуляции со штатным расписанием смысла.

4. В большинстве случаев вольности со штатным расписанием отражаются на правах и гарантиях сотрудников, однако в практике имеются и случаи негативных последствий только для работодателя (без ущемления прав работника).

5. Формальные ошибки при отсутствии нарушений прав работников не влекут обязательного признания штатного расписания недействительным, не наступают и иные негативные последствия. При устранении ошибок полностью ликвидируются и замечания контролирующих органов, и проблемы, вытекающие из неправильного оформления штатного расписания.

Штатное расписание в 1С

Вот какие функции доступны в «1С:Зарплата и управления персоналом 8»:

• Опционально вести штатное расписание в программе. Если компания маленькая и в ведении штатного расписания в программе нет необходимости, можно обойтись и без этого документа. В такой ситуации, когда компания будет принимать на работу и переводить работников, потребуется полное описание места и условий их работы. Если в будущем компания решит разрабатывать штатное расписание в программе, то оно создастся автоматически на основе имеющихся данных о персонале. Потребуется, может, только внести корректировки (к примеру, обозначить вакансии).

• Оценивать, соответствует ли кадровая документация штатному расписанию. Можно установить это расписание или отказаться от него.

• Утвердить штатное расписание специальной документацией, чтобы хранить историю изменения штатного расписания. Это позволяет получить штатное расписание за любой прошедший день. Помимо этого, можно просматривать и оценивать неутвержденный кадровый документ (плановый).

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2024 года, составленного по форме Т-3.

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

• Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Ошибка 8. Штатное расписание не содержит всех обязательных реквизитов или часть реквизитов не заполнена

• Как правильно: все обязательные реквизиты поименованы в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Если организация применяет унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1, то здесь все необходимые реквизиты есть.

Самое главное, что нужно проверить, чтобы реквизиты были заполнены. И были заполнены правильно.

Когда форма штатного расписания разрабатывается самостоятельно, то здесь обязательно нужно посмотреть, чтобы форма документа содержала все реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, и была утверждена приказом руководителя организации.

Курсы для бухгалтеров и кадровиков

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Штрафы. Отсутствие штатного расписания у работодателя может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Штраф составит:

• на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.;
• на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.

Ошибки при заполнении

Может быть допущена ошибка в штатном расписании при заполнении своей формы: неправильные реквизиты или отсутствие их части. Чтобы заполнить корректно, нужно ориентироваться на ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, там указывается, какие данные должны быть.

Если компания использует форму Т-3, то в ней уже есть все необходимое. Но даже в ней ошибаются. Например, когда пишут «б/н» или номер через «/». Или когда указывают дату введения в действие раньше, чем дату утверждения. Или не учитывают двухмесячный период для предупреждения сотрудников.

Также будет ошибкой указать должность не на русском языке или поставить рядом ФИО сотрудника. Для последнего есть другой документ: штатная расстановка.

Выбираем тип учреждения

Прежде всего надо осмысленно выбрать форму учреждения. Наиболее часто решение принимается в пользу либо нового бюджетного, либо автономного учреждения. Им предоставлено больше свободы и самостоятельности в плане распоряжения закрепленным за ними имуществом и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом учредители новых бюджетных и автономных учреждений не несут ответственности по обязательствам подведомственных учреждений.

Окончательный выбор помогут сделать приведенные ниже критерии. Они также полезны уже существующим автономным учреждениям, которые могут проанализировать обоснованность ранее принятых решений относительно смены собственного статуса.

Первый критерий — возможность исполнения учреждением государственных функций или государственных услуг. Этот критерий определен Законом N 83-ФЗ, который ввел в БК РФ новую категорию «государственная (муниципальная) функция». Исполнение государственной функции отнесено к исключительной прерогативе казенных учреждений.

В свою очередь, автономное или бюджетное учреждение создается для выполнения государственных (муниципальных) работ, оказания услуг и не вправе исполнять государственные (муниципальные) функции, за исключением случаев, прямо установленных федеральными законами.

Второй критерий — сфера деятельности учреждения. К казенным целесообразно относить только учреждения, созданные в сфере управленческой деятельности либо отнесенные к ним в соответствии с законом.

Необходимость штатного расписания

Оформление штатного расписания должно происходить в соответствии с нормами, установленными локальными нормативными актами предприятий, в том числе, в рамках Устава организации.

Необходимость штатного расписания возникает при любом кадровом изменении, так как документ содержит информацию:

• о количестве структурных подразделений в организации, а также о специфике их работы на нужды компании;
• о перечне существующих в организации должностей, а также данные о лицах, которые их занимают;
• о специальностях, которые задействованы в организации работы предприятия;
• о профессиях, необходимых для развития, а также уже существующие профессии с указанием квалификации каждого работника;
• о необходимом количестве работников для нормального функционирования предприятия.

Преимущества составления штатного расписания неоспоримы, так как при большом объеме сотрудников нельзя физически запомнить их обязанности, даже постоянно перечитывая трудовые договоры.

Говоря о преимуществах составления штатного расписания, необходимо учесть следующие возможности, которые оно дает руководству:

• оптимизация трудовой деятельности всех сотрудников предприятия, а также возможность контролировать и упорядочить их работу в случае производственной необходимости;
• полное определение структуры предприятия, а также четкий план ее переорганизации;
• фиксирование количества работников в полном объеме, в том числе добавлять или убирать сотрудников в зависимости от специфики работы отделов;
• контролирование трудового состава, так как таким образом руководитель может заменить одного сотрудника другим, более выгодным;
• выстраивание системы найма работников, так как при наличии расписания легко отслеживается необходимость в тех или иных специалистах;
• составление заявок в службу занятости;
• формирование фонда оплаты труда нанятым сотрудникам, без ущемления их прав и каких-либо иных нарушений;
• обоснование расходов для Налоговой службы и прочее.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести какие-либо изменения в штатное расписание можно в любой период его действия, при этом в ряде случаев требуется обязательное уведомление сотрудников организации. В соответствии с Письмом Роструда № 428-6-1, руководитель организации самостоятельно определяет периодичность применения правок, а также утверждает их структуру.

Оформление изменения может быть произведено несколькими способами:

1. Приказом о внесении правок и изменений в действующий документ, в котором отражаются все вносимые изменения с учетом особенностей организации.
2. Принятием нового штатного расписания, которое может быть изменено основательно с учетом всех положений экономического рынка.

Как правильно заполнить штатное расписание

Для штатного расписания рекомендована унифицированная форма НоТ-3, утвержденная постановлением Госкомстата. Однако использование именно этой формы не является обязательным. Организация может разработать свою форму штатного расписания и утвердить ее локальным актом.

Рассмотрим основные рекомендации по заполнению унифицированной формы штатного расписания:

• В графе «Количество штатных единиц» указывается число единиц по каждой должности, в том числе дробное при неполной занятости;
• В графе «Оклад» проставляется полный размер оклада по данной должности;
• Должности должны соответствовать требованиям профстандартов;
• В графе «Надбавки» указываются размеры стимулирующих и компенсационных выплат.

Рассмотрим пример заполнения штатного расписания для нескольких должностей:

Наименование должности	Количество штатных единиц	Оклад, руб.	Надбавки, руб.
Директор	1	60 000	Премия до 20%
Бухгалтер	2	40 000	Северная надбавка 10 000
Уборщик	0,5	20 000	—

Как видно из примера, штатное расписание дает полное представление о структуре персонала организации.

Похожие записи:

• Как получить лицензию МЧС на монтаж и обслуживание опс
• Расторжение брака через мировой суд в одностороннем порядке документы
• Когда праздник день России в 2022 году какого числа