Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о договорном отделе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
Договорная работа юридической службы
После согласования проекта договора со всеми должностными лицами, указанными в п. 4.1 настоящего Положения, служба (отдел) осуществляющая подготовку проекта договора, представляет проект договора на подпись начальнику управления, лицу, его замещающему, или лицу, имеющему доверенность от руководителя на право подписи финансовых документов, в том числе договоров.
Руководителем предприятия назначается лицо, возглавляющее договорной отдел. Таким образом, все работники данного структурного подразделения подчиняются в первую очередь прямому начальнику, а уже после руководителю предприятия непосредственно.
Готовит самостоятельно или совместно с другими структурными подразделениями предложения об изменении или отмене (признании утратившими силу) приказов и других правовых актов Росархива.
Положение о договорной работе на предприятии
Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.
Защита интересов Росархива в арбитражных судах и судах общей юрисдикции на основании выданной доверенности.
Это позволит подтвердить, что фактическая работа по проверке контрагентов проводилась, т. е. организация проявляла должную осмотрительность.
В данной ситуации всегда хочется уточнить, чем именно планируется управлять? Договорами в формате бумажного носителя?
Чем занимается договорной отдел
Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).
Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников.
Особое место при заключении нового договора должно отдаваться проверке добросовестности контрагента. Организация, заключая договор, должна подтвердить, что она проявила должную осмотрительность.
Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации.
Обобщает совместно с другими структурными подразделениями практику применения законодательства Российской Федерации в установленной сфере деятельности, разрабатывает предложения по его совершенствованию и вносит их на рассмотрение руководителя.
В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.
Такое положение может подробно прописывать, кто отвечает в организации за заключение договоров и контролирует их исполнение, какие документы необходимо собрать для заключения договора и в какие сроки договор должен быть согласован. Наличие такого Положения должно способствовать повышению эффективности деятельности организации в целом.
Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь юридической службе, наряду с другими структурными подразделениями, следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств.
Такое положение может подробно прописывать, кто отвечает в организации за заключение договоров и контролирует их исполнение, какие документы необходимо собрать для заключения договора и в какие сроки договор должен быть согласован. Наличие такого Положения должно способствовать повышению эффективности деятельности организации в целом.
Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени.
Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии). По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель.
Существуют также программы льготного жилищного финансирования для всех работников холдинга. Взаимодействие между пищевой и строительной группами контролируется на уровне управляющей компании холдинга.
Данный отдел, является структурной единицей предприятия. Создаётся он соответствующим указом руководителя предприятия. Назначение на должности в данном отделе и освобождение, происходит по распоряжению руководителя (его заместителя). Таким же образом решается вопрос численности отдела. Ответственным лицом за качество работы данного отдела, является руководитель данного отдела.
Ниже расположен типовой образец и бланк положения о договорном отделе, вариант которого можно скачать бесплатно. Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы.
Юридической службе следует участвовать в определении структуры договорных связей предприятия исходя из необходимости установления более рациональных договорных отношений.
В тех случаях, когда у подразделения предприятия, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий.
Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) – является далеко не единственным способом заключения договора.
Готовит заключения по проектам методических материалов (рекомендаций), разъяснений, подготовленных структурными подразделениями аппарата Росархива.
Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности.
Основные моменты Положения, особенности документа
Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.
Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.
Другое дело, когда наш договор проходит этапы рассмотрения, согласования, обработки и исполнения непосредственно в автоматизированной системе, а бумажная версия лежит себе спокойно в архиве. Тут мы можем классифицировать элементы структуры документа, работать с ними параллельно, по отдельности.
Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.
Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия.
Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.
Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем. Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.