Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел в ДОУ на 2022 год с новыми сроками хранения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:
- группировка имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти требуемую бумагу;
- индексация дел.
Таким образом, если дела за предыдущие годы с истекшими сроками хранения не были внесены в акты об уничтожении (что скорее всего), то уничтожать их в 2022 году нужно на основании Перечня 2019.
Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2021 году
В декабре 2020 года секретарю необходимо подготовить проект номенклатуры дел на 2021 год. Чтобы это сделать грамотно, необходимо уточнить документ.
Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).
Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.
Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные.
А в средних и крупных компаниях ежедневный документооборот исчисляется десятками и сотнями официальных бумаг. Это письма, договоры, приказы, первичка, счета-фактуры, отчетность и прочее. Поэтому в любой компании неизбежно возникают вопросы: надо ли хранить тот или иной документ, а если да, то, как долго?
Номенклатура дел в ДОУ и сроки хранения документов
Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.
Теперь давайте зададимся вопросом: какие работы необходимо сделать после 18.02.2020 на основе нового Перечня? Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.
Поэтому вопрос о переработке и переутверждении номенклатуры дел можно оставить на усмотрение руководства организации. Переработка номенклатуры дел на 2020 год в текущем году может вызвать трудности в организации документооборота. Лучше, не блокируя ведение делопроизводства, подготовить и утвердить качественный документ в следующем году.
ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.
Опись документации составляется сроком на один год и актуализируется по мере обновления законодательства. Перечень наименований дел, которые будут включены в номенклатуру, дошкольное образовательное учреждение определяет самостоятельно, систематизируя документы по тематике, направлениям деятельности и видам.
Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:
- формы НД за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Уточняя сроки хранения документации, составителю номенклатуры дел в детском саду необходимо сверяться с перечнями, содержащимися в последних редакциях приказов Минпросвещения от 30.12.1980 № 176 и Росархива № 236, а также примерными и типовыми перечнями наименований дел, утвержденными Минобразования и другими ведомствами.
Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:
- формы НД за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Указанные нормативы распространяются как на частные, так и на государственные и муниципальные организации.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.
Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).\n\n\n\n\nВажно\n\n\n\n\nВ связи с переходом на электронные трудовые книжки, часто возникает такой вопрос: надо ли хранить копию бумажной трудовой, если работник выбрал ЭТК?
Читайте Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236. Дела, которые сдаются в архив после 2003 года, будут иметь срок хранения 50 лет.
Номенклатура дел в школе на 2022 год с новыми сроками хранения для ДОУ
Самозанятость — это налоговый режим, на котором уплачивается налог на профессиональный доход (НПД). Общепринятой является практика применения НПД физлицами. Однако индивидуальные предприниматели также могут стать самозанятыми. Сроки хранения в «старой» и «новой» номенклатуре дел могли измениться только из-за того, что изменились нормы, устанавливающие сроки хранения документов.
Номенклатуру дел на 2020 год мы утвердили в конце 2019 года (до 18.02.2020 – вступления в силу нового Перечня). Но сроки хранения фигурирующих в ней документов мы начнем исчислять с 1 января 2021 года и итоговую запись к ней будем оформлять тогда же, а значит, исчислять сроки их хранения надо будет уже по новому Перечню.
Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е.
Номенклатура дел в ДОУ в 2021 году: особенности составления
Номенклатура дел в детском саду — опись документов, которая упрощает работу с ними. В 2021 году Росархив инициировал некоторые изменения, которые должны учесть все ответственные за составление, ведение и утверждение номенклатуры дел в ДОУ лица. Скачать образцы перечня наименований и другие важные документы можно в тексте статьи.
При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.
Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).
Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура
В детском саду может использоваться как бумажная, так и электронная форма номенклатуры. Если в ДОУ есть корпоративный портал, на нем можно опубликовать электронную версию описи, а также разослать ее ответственным работникам. Положение о номенклатуре дел в ДОУ в 2021 году по-прежнему факультативно: разработка этого локального акта осуществляется по решению администрации детского сада.
Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).
Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа.
Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.
Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:
- наименование организации,
- номер и дата составления,
- перечень документов,
- подписи ответственных лиц.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
В Роструде считают, что даже если организация решила отказаться от ведения формы Т-2, необходимо обеспечить хранение старых карточек как архивных документов в течение 50 (75) лет.\n\n\n\n\n\n\n\n\n\nТакже минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним.
В номенклатуре по требованиям Минкультуры, таким образом, обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков. Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами.