Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранятся кадровые документы 2022 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Кроме того, в течение 50-ти лет нужно хранить приказы и распоряжения по личному составу, в т.ч. документы к ним, например, докладные записки, справки или заявления. К таким приказам относятся документы о приеме, переводе, перемещении, совместительстве, совмещении, увольнении, аттестации, повышении квалификации, поощрении, отпусках без оплаты и др. (ст. 434 Перечня по Приказу № 236).
У меня папа получал грамоты награды на предприятии записи в трудовой есть а сами награждения не сохранились.
Всегда доступный архив на компьютере
Эксклюзивные статьи про изменения в учете и налогах. Вышел новый закон или письмо ФНС? Не ищите в инете, мы все разберем для вас.
В отличии от приказов по личному составу, для распорядительной документации по основной деятельности нет утвержденных унифицированных форм.
Кроме того, чтобы ввести в действие разработанные шаблоны, необходимо издать приказы отдела кадров об утверждении форм документов. Если работодатель не планирует пользоваться собственными бланками, издается приказ о ведении бухгалтерского и кадрового учета с применением форм Госкомстата.
Косвенной обязанностью составления кадровых бумаг называют не прямое упоминание о необходимости формирования документа в ТК РФ. Например, в НПА может не содержаться требований к оформлению документации, но указана обязанность ознакомить с подобными бумагой работников под их личную роспись.
Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.
Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов.
Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
Как уже было сказано ранее, условно-обязательные кадровые документы формируются только при наличии определенных обстоятельств. К такой документации относят:
- коллективный трудовой контракт;
- договора о материальной ответственности;
- бумаги, регламентирующие повышение производительности труда и мотивацию работников;
- график сменности;
- документы о коммерческой тайне;
- книга учета прохождение медицинских осмотров;
- должностные инструкции и правила безопасности при работе в условиях повышенной опасности.
Речь идет о постановлении N 219. С 12.04.2022 оно устанавливает таксы для определения размера возмещения вреда, причиненного окружающей среде, и порядок его исчисления. Изменений в этой сфере практически нет.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства!
Санкции за нарушение порядка хранения документов
К обязательным для составления кадровым документам относят нижеуказанные бумаги.
- Трудовой контракт или договор, который формируется в произвольной форме, но с отражением обязательной информации.
- Трудовая книжка, которая имеет унифицированную бумажную форму. В 2022 году работник вправе выбрать электронный формат документа.
- При приеме на работу каждого сотрудника все работодатели обязаны заводить личную карточку работника.
- Обязательными для составления являются практически все приказы, связанные с движением кадров: прием на работу, перевод на иную должность, увольнение, отправка в отпуск, предоставление отгула.
- Приказ командировке и поощрении сотрудников также составляются в обязательном порядке по унифицированному образцу.
Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 и иными нормативными документами.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации.
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации.
К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась.
Утверждение номенклатуры дел кадровой службы
Все приказы, относящиеся непосредственно к работникам, относятся к личному составу и хранятся в специальных папках с соответствующими сроками хранения.
В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.
Приказы по личному составу отражают трудовые отношения, перемещение сотрудников внутри компании и др. — напрямую касаются работников предприятия. Такими распоряжениями оформляют прием и увольнение, переводы, отпуска и так далее.
Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство.
Рассказываем, как открыть онлайн-школу при любом бюджете и обеспечить себе постоянный приток клиентов.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей.
Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет.
Организации обязаны хранить большинство документов, образующихся по ходу деятельности — в бумажном виде, а некоторые можно и в электронном. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные.
Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» («ЭК») принимают экспертные комиссии архивных органов, учреждений. Данная отметка может быть использована и коммерческими организациями, не являющимися источниками комплектования, при решении вопроса о постоянном хранении своих документов.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?
Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года.
Сроки хранения отчетности в 2022 году
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации — 10 лет.
Для каждого документа в перечне указаны сроки хранения. По некоторым видам они отличаются от тех, что были в предыдущем варианте. Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить.
Также есть специальный Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.
Сроки хранения документов по кадрам
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Для большинства документов по кадрам в 2022 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.