Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В каких случаях нужна копия трудовой книжки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником).
Зачем может понадобиться копия трудовой
Но часто работники требуют и другие документы. Должен ли работодатель выполнять их просьбу? Какие документы можно не выдавать?
Решил трудоустроиться в банк и согласно перечню документов при приеме на работу сдал: заверенную печатью и подписью трудовую книжку (т.к. в настоящее время работаю), копии паспорта, военного билета, СНИЛС, ИНН и др. Как мне сообщили это нужно для проверки службы безопасности банка. За собою никаких нарушений законом нет, за родственниками тоже, но мне отказали сославшись на СБ банка.
Заверять ее можно как в нотариальной конторе, так и на своей работе в отделе кадров. Чаще предоставляется документ работодателем. Заверенная копия выдается сотруднику бухгалтером компании, где он трудится, после подачи письменного заявления. Если взаимоотношения работника и работодателя закончились серьёзным конфликтом, что привело к увольнению работника, то и соответствующую запись можно занести в эту книжку. А это не может не повлиять на трудоустройство в дальнейшем. Такой полнейшей информации об одной из сторон жизни человека нет больше ни в одном личном документе гражданина России.
Для чего нужна копия трудовой книжки
Вот условия предоставления копии:
- оформление производят без взимания с работника платы;
- копия должна быть изготовлена и выдана работнику не позже, чем через 3 рабочих дня;
- если там, где нужна копия трудовой книжки, требуют заверение, на копии должна быть роспись кадровика или другого должностного лица, а также печать организации.
Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.
Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.
Не отстают в своём желании поинтересоваться трудовой деятельностью гражданина России и сотрудники консульских отделов Посольств некоторых стран, например, Японии. В пакете документов на сдачу для получения визы в их страну значится и ксерокопия трудовой. Обязательно заверенной.
Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу?
Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился.
Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки.
Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел. На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.
Куда требуется копия трудовой книжки?
В большинстве стран бывшего СССР отказались, посчитав, видимо, это вторжением в личную жизнь. А нам скрывать нечего, мы открыты для раскрытия информации о себе.
Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил).
Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять.
Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п. 7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.
Нужна информация для отдела кадров на основании чего требуется копия трудовой книжки при предоставлении больничного листа для оплаты после увольнения работника?
Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным.
Вот ситуации, когда чаще всего просят показать такую копию:
- Оформление визы, чтобы посетить другую страну.
- Получение загранпаспорта.
- Предоставление в ПФР сведений о месте работы и общем трудовом стаже.
- Когда нужно восстановить свою трудовую.
- При создании своего резюме и его предъявлении работодателю.
- Чтобы получить денежные займы в кредитных организациях.
Если копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, необходимо дополнительно указать место хранения подлинника трудовой книжки (то есть указать наименование организации, в которой хранится трудовая книжка) и заверить эту запись печатью организации при ее наличии.
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Ответить на вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, можно очень по-разному. Эта копия – подтверждение занятости гражданина (официальное трудоустройство) на протяжении определенного времени или текущий момент. Такие копии запрашивают банки, кредитные системы, пенсионные структуры и многие другие организации.
На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности. Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице.
Правильно заверить копию трудовой книжки совсем не сложно. Но и тут допускаются неточности. Самые часто допускаемые:
- постановка отметок не на всех листах при условии, что они не прошиты;
- оформление копии сотрудником, не имеющим такого права;
- простановка оттиска печати за пределами копии;
- отсутствие указания места хранения;
- неправильная сшивка страниц копии.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.
Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.
Нужно ли хранить копии трудовых книжек после увольнения сотрудника
Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.
На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии.
Самые большие любители книжек – это банки. Вот там точно потребуется, но уже заверенная, копия трудовой книжки. И период действия таких копий разные банки назначают по-разному. В некоторых банках этот период может длиться всего 1 месяц. Даже в случае, когда рассмотрение кредитного дела клиента в банке затягивается самим банком, то «срок годности» копии трудовой книжки всё равно заканчивается. Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.
Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.
Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает. И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство.
Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации.